Sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu trong Excel

Trong Excel, người ta thường sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu. Nó cực kỳ hữu dụng khi lọc tìm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá,... dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,...

Sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu trong Excel

Việc sử dụng thành thạo hàm VLOOKUP và các hàm cơ bản khác trong Excel sẽ giúp ích rất nhiều cho việc học lẫn công việc trong cuộc sống của bạn. Trong bài viết dưới đây, Sửa chữa Laptop 24h sẽ bật mí với bạn cách sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Hàm VLOOKUP là gì?

VLOOKUP là viết tắt của Vertical Look Up, trong tiếng Anh nó có nghĩa là tìm kiếm theo hàng dọc. Trong Excel còn có một hàm nữa là HLOOKUP - Horizontal Look Up được sử dụng để tìm kiếm theo phạm vi hàng ngang.

VLOOKUP là một trong những hàm cơ bản được nhiều người sử dụng trong phần mềm Excel. Hàm VLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm các giá trị theo cột như tìm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ... hoặc có thể sử dụng kết hợp với các hàm khác trong Excel như các hàm LEFT, RIGHT, IF, SUM,…

2. Cú pháp của hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP trong Excel có cú pháp như sau:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, [Range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm, có thể điền trực tiếp giá trị hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính Excel.

• Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.

• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần tìm, tính từ trái qua phải.

• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hoặc tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

  • TRUE = 1 = Approximate match: Tìm kiếm tương đối.

  • FALSE = 0 = Exact match: Tìm kiếm chính xác.

3. Ứng dụng hàm VLOOKUP lọc dữ liệu trùng

Hàm VLOOKUP hữu ích như vậy, nhưng cách sử dụng cụ thể ra sao? Hãy xem cách dùng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu trùng trong ví dụ minh họa sau.

Bước 1: Mở file Excel, bôi đen vùng dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Chọn mục Data trên thanh công cụ, chọn Remove Duplicates.

Lọc dữ liệu trên Excel

Bước 3: Bạn tích chọn cột muốn lọc dữ liệu, nhấn OK.

Dùng chuột tích vào ô bạn muốn lọc dữ liệu

Phần mềm sẽ hiển thị bảng thông báo có bao nhiêu dữ liệu trùng bị loại bỏ và bao nhiêu dữ liệu còn lại. Những dữ liệu còn lại sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự.

Phần mềm xóa những dữ liệu trùng và sắp xếp lại theo thứ tự

4. Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP

Trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể sẽ gặp tình trạng hàm VLOOKUP bị lỗi. Dưới đây là 4 lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hàm này:

4.1. Lỗi #N/A

Nguyên nhân: Do người dùng đặt giới hạn dò tìm Table_array chưa đúng. Hàm VLOOKUP chỉ có thể tìm các giá trị trên cột ngoài cùng bên trái trong Table_array

Khắc phục: Bạn cần điều chỉnh hàm VLOOKUP để tham chiếu cột đúng.

Ví dụ: Table_array là A2:C10, dẫn tới hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm trong cột A. Để sửa trường hợp này, đổi Table_array thành B2:C10, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm ở trong cột B.

Lỗi #N/A khi sử dụng hàm VLOOKUP

4.2. Lỗi #REF

Nguyên nhân: Do người dùng nhập sai cú pháp, khiến số cột Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array.

Khắc phục: Kiểm tra lại công thức để đảm bảo rằng Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.

Ví dụ: Col_index_num là 3, Table_array là B2:C10 chỉ có 2 cột dẫn đến tình trạng lỗi #REF!. Để sửa trường hợp này, bạn thay Col_index_num là 2.

Lỗi #REF! khi sử dụng hàm VLOOKUP

4.3. Lỗi #NAME?

Nguyên nhân: Lỗi sẽ xuất hiện khi Lookup_value thiếu dấu ngoặc kép (")

Khắc phục: Để tìm kiếm giá trị định dạng văn bản (Text), cần dùng dấu ngoặc kép để Excel có thể nhận diện được công thức.

Ví dụ: Cải xoăn chưa có dấu ngoặc kép dẫn đến lỗi #NAME?. Để sửa trường hợp này, bạn đổi Cải xoăn thành “Cải xoăn”.

Lỗi #NAME? khi sử dụng hàm VLOOKUP

4.4. Lỗi #VALUE!

Nguyên nhân: Do giá trị Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức

Khắc phục: Kiểm tra lại giá trị Col_index_number trong công thức.

Ví dụ: Col_index_num bằng 0 dẫn đến việc xuất hiện lỗi #VALUE! Để sửa trường hợp này, bạn thay Col_index_num là 2.

Lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm VLOOKUP

Xem thêm: 5 cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm - Bạn sẽ cần biết

Với hướng dẫn cụ thể ở phía trên, hy vọng bạn đọc đã biết cách sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu trong Excel. Nếu các bạn vẫn còn vấn đề chưa nắm rõ về hàm VLOOKUP có thể liên hệ ngay với Sửa chữa laptop 24h theo số Hotline 1800 6024 để được tư vấn chi tiết.