Khi trình bày các loại báo cáo trên Word, chúng ta thường phải đính kèm các bảng dữ liệu để minh họa cho số liệu của mình. Nếu bạn đã chuẩn bị các bảng trên Excel và đang tìm cách copy bảng từ Excel sang Word vừa trang giấy Word, hãy cùng Gitiho học 5 phương pháp chuyển dữ liệu từ Excel sang Word đơn giản và nhanh chóng nhất nhé.
Thành thạo mọi kỹ năng với bảng tính Excel nhờ Tuyệt đỉnh Excel
1. Cách copy bảng từ Excel sang Word: Copy Paste
Sử dụng tính năng Copy Paste là cách copy bảng Excel sang Word cơ bản nhất với tổ hợp phím tắt Ctrl+C và Ctrl+V. Các bước làm như sau:
Copy bảng Excel sang Word bằng chức năng Copy Paste
Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu trên Excel đơn giản như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Nhấn tổ hợp Ctrl+V hoặc đi đến thẻ Home > trênnhóm Clipboard > Paste.
Như bạn đã thấy, toàn bộ bảng Excel đã xuất hiện trên trang giấy Word chỉ sau một vài cú nhấn chuột, nhưng kích thước bảng chưa đẹp. Cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy là bạn hãy nhấn và giữ chuột vào giữa các đường kẻ của bảng để thay đổi kích thước sao cho phù hợp nhất.
Thay đổi định dạng khi copy bảng từ Excel sang Word
Nếu bạn muốn định dạng lại bảng của mình sau khi đã chuyển dữ liệu từ Excel sang Word thì hãy để ý đến biểu tượng Ctrl nằm ở góc phải bên dưới bảng vừa paste.
Khi nhấn vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn định dạng dữ liệu, cụ thể lần lượt như sau:
- Keep Source Formatting (mặc định): Paste bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel.
- Use Destination Styles: Paste bảng và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word.
- Link & Keep Source Formatting: Paste liên kết đến bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel.
- Link & Use Destination Styles: Paste liên kết đến bảng và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word.
- Picture: Paste hình ảnh của bảng Excel.
- Keep Text Only: Chỉ paste văn bản trong bảng Excel.
Lưu ý là khi chọn Copy Paste liên kết bảng Excel sang Word thay vì Copy paste thông thường, thì khi bạn thay đổi số liệu trên Excel thì bảng ở file Word cũng được tự động cập nhật theo.
2. Cách copy từ Excel sang Word bằng bảng chứa đường link tự cập nhật
Với cách này, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Paste Special để tạo một đường link về bảng dữ liệu gốc nhằm tự động cập nhật dữ liệu khi có thay đổi.
Tính năng Paste Special trong Word
Thông thường, khi bạn sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+C - Ctrl+V, hệ thống sẽ mặc định paste cả dữ liệu và định dạng gốc. Nếu bạn muốn thay đổi định dạng paste này, Paste Special chính là tính năng bạn cần.
Bạn có thể tìm thấy Paste Special tại thẻ Home > nhóm Clipboard > Paste > Paste Special.
Cách copy bảng từ Excel sang Word để dữ liệu tự động cập nhật
Vẫn tiếp tục với bảng dữ liệu trong phần trên, chúng ta sẽ thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > trên nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste link > Microsoft Excel Worksheet Object > Sau đó nhấn OK.
Như vậy, bạn đã hoàn thành việc copy bảng từ Excel sang Word để dữ liệu tự động cập nhật ở Word khi có thay đổi ở bảng Excel. Nếu khi thay đổi dữ liệu mà bạn không thấy 2 bảng khớp nhau, hãy nhấn chuột phải vào bảng Word và chọn Update Link.
Lưu ý khi sao chép bảng với đường link về bảng dữ liệu gốc:
Không cần mở song song cả 2 file Excel và Word khi thay đổi dữ liệu. Bởi bảng Word sẽ liên tục được cập nhật dựa theo file Excel gốc mỗi lần bạn mở file.
Trong trường hợp bạn gửi file Word cho một người nào đó, hãy chắc chắn mình đã gửi kèm file Excel, bởi nếu không sẽ khiến việc copy bảng từ Excel sang Word bị lỗi.
Cách này cực kỳ phù hợp với các file Excel chứa khối lượng dữ liệu phức tạp và khổng lồ. Bạn có thể lựa chọn ra một phần nhỏ trong số đó để đưa vào báo cáo trên Word của mình mà hoàn toàn không gặp vấn đề gì khi thay đổi số liệu trên file Excel.
Trong trường hợp bảng sau chèn bảng Excel vào Word không hiển thị hết do kích thước dữ liệu lớn hoặc định dạng bảng không tương thích, bạn cần phải biết cách để khắc phục lỗi bảng trong Word bị tràn lề để file Word trông gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.
3. Cách copy từ Excel sang Word: Nhúng bảng vào Word
Trong 2 phần trên, chúng ta bắt buộc phải giữ 2 file Word và Excel trong bộ nhớ của thiết bị. Tại phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách nhúng bảng Excel vào Word để tạo một bảng tính Excel ngay tại trang văn bản.
Cách copy bảng Excel vào Word bằng cách nhúng bảng
Dưới đây là các bước nhúng bảng Excel vào Word:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste > Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.
Sau khi chờ một lúc, bạn sẽ thấy bảng Excel đã được copy sang Word. Quá trình này thực chất là Word đã tạo ra một file Excel mới và hiển thị bảng từ file đó.
Nếu bạn chưa tin thì hãy nhấn đúp chuột vào bảng vừa tạo trên file Word. Bạn sẽ thấy trang tính Excel chứa bảng tính trên hiện ra ngay trong phần mềm soạn thảo văn bản Word như trong hình dưới đây:
Bạn có thể thiết lập các hàm tính toán cho bảng dữ liệu của mình hoặc định dạng các thông tin hiển thị trong bảng, ví dụ như áp dụng Filter để lọc dữ liệu, hoặc Conditional Formatting để tô màu các ô đặc biệt.
Một số lưu ý khi nhúng bảng vào Word
Ưu điểm lớn nhất của cách này là bạn đã tích hợp 2 file làm một và chỉ cần thao tác trên Word là đủ. Khi bạn chia sẻ file này với những người khác, họ cũng không cần đến file Excel gốc để nhìn thấy đầy đủ dữ liệu đã được chuyển sang.
Tuy nhiên, cách này có thể khiến hoạt động của phần mềm chậm đi và có nguy cơ bị quá tải nếu khối lượng dữ liệu cần nhúng quá nặng. Lúc này, Word không chỉ chạy văn bản đang mở, mà còn chạy toàn bộ file chuyển dữ liệu từ Excel sang Word.
Chính vì vậy, nếu bạn thấy quá trình chờ đợi sau khi nhấn OK trong hộp thoại Paste Special quá lâu thì đây chính là nguyên nhân. Có khả năng Word sẽ dừng phản hồi đột xuất, nên bạn hãy cân nhắc kỹ về dung lượng file Excel trước khi áp dụng cáchnày nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách nhúng hoặc liên kết tệp Excel trong PowerPoint chi tiết
4. Cách copy bảng từ Excel sang Word bằng định dạng hình ảnh
Nếu bạn đang hoàn thiện các bước cuối cùng trong báo cáo và không còn thay đổi bất cứ số liệu nào nữa, xử lý bảng định dạng ảnh là một gợi ý hay để copy bảng từ Excel sang Word không bị nhảy dòng. Đây là phương pháp đơn giản và dễ làm với các bước sau:
Copy Excel vào Word bằng định dạng hình ảnh
Các thao tác cách copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh được thực hiện lần lượt như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > trên nhóm Clipboard > click vào mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.
Như vậy, bạn đã copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh. Sau khi đã có ảnh, bạn có thể tùy ý chỉnh sửa nó như mọi hình ảnh thông thường khác.
Cách chèn link vào bảng ở định dạng ảnh
Nếu bạn vẫn muốn hình ảnh của mình giữ nguyên độ linh hoạt và có thể cập nhật dựa theo thay đổi tại file gốc, hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste link > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.
Đây là cách copy từ Excel sang Word không bị nhảy dòng nhưng vẫn có thể tự động cập nhật dữ liệu khi chỉnh sửa ở file gốc. Vì hình ảnh vừa tạo chứa đường link đến file gốc nên hãy ghi nhớ rằng bạn cần giữ đồng thời cả 2 file Word và Excel trong máy nhé.
Trong trường hợp file Excel bị xóa hoặc đổi tên, hình ảnh bạn đã copy sang Word sẽ giữ nguyên định dạng như một hình ảnh bình thường.
Xem thêm: Cách chèn hình ảnh trong Word và những cài đặt hình ảnh liên quan
5. Cách chuyển file Excel sang file Word bằng phần mềm online
Với cách làm này, bạn sẽ sử dụng phần mềm https://convertio.co/, một công cụ trực tuyến để chuyển đổi file Excel sang file Word.
Bước 1: Truy cập vào link https://convertio.co/.
Bước 2: Nhấn vào “Chọn tập tin” => Chọn định dạng => Chuyển đổi => Tải về.
Tổng kết
Trên đây là một số phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word bạn có thể áp dụng cho các bảng biểu trên trang tính. Tùy vào trường hợp và yêu cầu cụ thể, hãy chọn cách copy bảng từ Excel sang Word phù hợp.
Để học thêm các thủ thuật thao tác giữa các phần mềm Microsoft, hãy tham khảo các bài viết của chúng mình trên blog tin học văn phòng của Gitiho nhé. Chúc bạn thành công!
