Hàm Vlookup là gì? Cách sử dụng hàm này trong Excel như thế nào? Tất cả các thông tin liên quan đến hàm Vlookup sẽ được Nhân Hòa chia sẻ đến các bạn, mục đích là để giúp cho các bạn có được câu trả lời chính xác nhất sau đây!
1. Hàm Vlookup là gì?
Hàm Vlookup được hiểu là hàm tìm kiếm giá trị dữ liệu dựa trên điều kiện cho trước (tìm kiếm theo cột) trong Excel. Đây là hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel với mục đích tìm kiếm.
Chức năng quan trọng nhất của hàm Vlookup đó là hàm dữ liệu, nó sẽ hoạt động dựa vào danh sách các hạng mục, trên những bảng cơ sở dữ liệu. Với hàm Vlookup bạn có thể sử dụng để quản lý bảng danh sách khách hàng, bảng về nhân sự trong một công ty, danh sách học sinh trong trường học, các mặt hàng sản phẩm,... một cách hiệu quả và chuẩn xác nhất.
Hàm Vlookup được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, nhưng chủ yếu vẫn dùng để tìm kiếm giá trị trong một trường dữ liệu hoặc danh sách dựa vào những mã định danh có sẵn. Ngoài ra, hàm Vlookup còn được dùng để làm phiếu lương, xếp loại học sinh, cung cấp các thông tin sản phẩm,...
Hàm Vlookup là gì?
Ví dụ, chèn hàm Vlookup kèm mã sản phẩm vào một bảng tin khác, kết quả trả về là thông tin sản phẩm tương ứng với mã đó. Bao gồm mô tả sản phẩm, giá thành, số lượng tồn kho, tùy theo nội dung công thức của bạn.
Lượng thông tin cần tìm càng nhỏ thì quá trình viết hàm Vlookup sẽ càng khó hơn. Thông thường bạn áp dụng hàm này vào một bảng tính tái sử dụng. Mỗi lần nhập mã sản phẩm bất kỳ, hệ thống sẽ truy xuất tất cả thông tin cần thiết về sản phẩm đó.
>>> Xem thêm: Xuống dòng trong Excel [5 CÁCH ĐƠN GIẢN]
2. Công thức của hàm Vlookup là gì?
Hàm Vlookup Excel có cú pháp như sau:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]
Ở cú pháp của hàm Vlookup, các bạn sẽ điền vào tất cả là 4 giá trị. Bao gồm:
- Lookup_value: Đây là giá trị bắt buộc
Lookup_value là một giá trị tương đương với một ô nhất định tại bảng Excel. Ví dụ như ô A1, D2, E5,… Là một giá trị ban đầu được sử dụng để tìm kiếm
- Table_array: Đây là giá trị bắt buộc
Table_array là một bảng dữ liệu được hàm Vlookup tiến hành tìm kiếm. Từ đó, bắt đầu lọc ra các thông tin liên quan mà các bạn muốn biết được. Table_array sẽ chứa tối thiểu là 2 cột dữ liệu. Khi các bạn chọn vào giá trị Table_array này, bạn chỉ cần rê chuột bắt đầu từ ô giá trị đầu tiên cho đến ô giá trị cuối cùng trong bảng đó
Cột đầu tiên thường sẽ là cột chứa giá trị tương tự như Lookup_value. Tại cột tiếp theo sẽ có số thứ tự là cột 2 và cứ lần lượt cho các cột sau là cột 3 và cột 4 nếu có.
Thông thường, bảng quy ước đó đã được cố định. Vì vậy, khi đã thực hiện quá trình kéo chọn bảng hoàn tất. Các bạn hãy nhấn tổ hợp phím Fn + F4. Như vậy, giá trị trong bảng sẽ không bị thay đổi
Công thức của hàm Vlookup là gì?
- Col_index_num: Đây là giá trị bắt buộc
Đối với trường hợp các bạn muốn kết quả của giá trị tìm kiếm tại cột 1 thuộc trong bảng Excel sẽ trả về giá trị tại cột 2. Vậy bạn gõ số 2 vào giá trị Col_index_num này. Còn đối với trường hợp bạn muốn được trả về giá trị tại cột 3 trong bảng, bạn chỉ cần nhập vào số 3. Với quy ước về số thứ tự của cột trong bảng đã được đề cập ở trên
- Range_lookup: Đây là giá trị tùy chọn
Range_lookup chính là một phương pháp dò tìm với quy ước như sau:
+ Quy ước 0: là phương pháp dò tìm tuyệt đối
+ Quy ước 1: là phương pháp dò tìm tương đối.
Thông thường, hầu hết người dùng sẽ chọn 0 để thực hiện phương pháp dò tìm tuyệt đối
>>> Xem thêm: Sửa lỗi font chữ trong Word như thế nào đơn giản mà hiệu quả?
3. Sử dụng hàm Vlookup trong Excel như thế nào?
- Bước 1: Xác định cột các cells mà bạn muốn chứa dữ liệu mới
Trong hình bên trên, giả sử Nhân Hòa đã có bảng tính chứa các giá trị cũ có sẵn, sau đó mình sẽ tạo và gán label tới một cột bên cạnh ô mà bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin với tiêu đề phù hợp, chẳng hạn trong ví dụ trên là MRR, cho doanh thu định kỳ hàng tháng. Cột mới này là nơi mà dữ liệu được nạp của bạn sẽ ở đó
- Bước 2: Thêm hàm Vlookup chứa công thức tính vào cell kết quả của bạn
Ở bên trái của thanh văn bản bên trên bảng tính, bạn sẽ thấy biểu tượng có hình “Fx“. Click vào ô trống đầu tiên bên dưới tiêu đề cột là MRR, sau đó click vào icon đó. Một hộp có tiêu đề “Formula Builder” sẽ xuất hiện ở đâu bên phải màn hình của bạn
Chọn Vlookup từ danh sách các tùy chọn có trong Formula Builder. Sau đó, chọn “Insert Function” ở cuối danh sách này. Ô hiện tại bạn đã tô sáng trong bảng tính sẽ có dạng thế này “=VLOOKUP()“
Bạn cũng có thể nhập công thức này theo cách khác hơi thủ công một chút, chính là nhập chính xác văn bản in đậm vào ô mong muốn
- Bước 3: Nhập dữ liệu tìm kiếm cho những gì mà bạn muốn truy xuất dữ liệu
Sau khi nhập nội dung ở ô đầu tiên, bây giờ sẽ là lúc cần điền vào các giá trị cho công thức tính Vlookup với bốn tiêu chí khác nhau. Những tiêu chí này sẽ giúp Excel thu lại chính xác vị trí dữ liệu mà bạn muốn đặt và đang tra cứu
Tiêu chí đầu tiên là giá trị tra cứu của bạn - đây là giá trị của bảng tính có dữ liệu được liên kết với nó, là thứ mà bạn muốn Excel tìm kiếm và trả về giá trị dữ liệu cho bạn. Để nhập giá trị này, click vào ô mà bạn đang mong muốn tìm kiếm giá trị khớp
Trong ví dụ mà Nhân Hòa đã trình bày ở trên, vị trí của nó là ở ô A2. Bạn sẽ bắt đầu di chuyển dữ liệu mới của mình vào ô D2, vì ô này đại diện cho MRR của tên khách hàng như đã liệt kê trong ô A2
Nên lưu ý giá trị tra cứu của bạn có thể là bất cứ thứ gì: văn bản, số, đường dẫn website, …. Miễn là giá trị bạn đang tra cứu khớp với giá trị trong bảng tính - mình sẽ nói về nó trong bước tiếp theo - chức năng này sẽ trả về giá trị bạn muốn
- Bước 4: Nhập các bảng tính mà bạn mong muốn dữ liệu sẽ được đặt tại đâu
Tiếp theo bên cạnh trường “table_array“, nhập vào dãy các ô bạn muốn tra cứu và trang tính - nơi những ô này được đặt, sử dụng định dạng như hình ảnh bên trên. Mục nhập ở trên nghĩa là dữ liệu mà bạn đang tra cứu trong bảng tính có tiêu đề trang là “Pages” và có thể được tìm thấy ở bất cứ đâu giữa cột B và cột K
Trang tính - nơi dữ liệu của bạn được đặt phải nằm bên trong file Excel hiện tại mà bạn đang thao tác. Nghĩa là dữ liệu của bạn có thể nằm trong một bảng nào đó trong bảng tính hiện tại, hoặc có thể nằm ở một sheet khác giống như hình bên dưới
- Bước 5: Nhập số cột dữ liệu bạn muốn Excel trả về
Bên dưới trường table_array, bạn sẽ nhập vào “số chỉ mục của cột” của table array bạn đang tìm kiếm
Ví dụ, nếu bạn đang tập trung vào cột B thông qua cột K (ký hiệu “B:K” khi nhập vào trường “table_array“), nhưng các giá trị cụ thể bạn muốn là ở trong cột K, bạn sẽ nhập 10 vào trường “col_index_num“, vì cột L là cột ở vị trí thứ 10 tính từ vị trí bên trái qua
- Bước 6: Nhập range tìm kiếm chính xác hoặc gần khớp của giá trị tìm kiếm
Trong ví dụ này, Nhân Hòa sẽ quan tâm đến lợi nhuận hàng tháng, bạn sẽ muốn tìm kiếm chính xác từ bảng mà bạn đang tìm kiếm. Để thực hiện điều này, nhập “False” vào trường “range lookup“. Trường này nói cho Excel biết bạn chỉ đang muốn tìm kiếm lợi nhuận khớp chính xác liên kết với mỗi điểm bán hàng
Khi đã thiết lập đúng cho hàm Vlookup xong xuôi, nó sẽ tìm kiếm dữ liệu gần giống với giá trị tra cứu của bạn hơn là giống với giá trị đó. Ví dụ, nếu bạn đang muốn tìm kiếm dữ liệu được liên kết với một danh sách các liên kết website, và một trong số những liên kết đó có tiền tố bắt đầu là “https:“, thì nó có thể khiến bạn thay đổi cách tìm kiếm từ “khớp chính xác” sang “gần chính xác” bằng cách thay đổi “range lookup” từ False thành True
Bằng cách này, phần còn lại của liên kết có thể khớp mà không có thẻ văn bản ban đầu này khiến cho công thức tra cứu Vlookup của bạn trả về lỗi nếu như Excel không thể tìm thấy
- Bước 7: Click vào “Done” và điền cột mới
Để chính thức hoàn thành giá trị bạn muốn tới cột mới từ bước 1, bạn cần phải click vào ‘Done‘ (hoặc Enter, phụ thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng là gì) sau khi điền vào trường “range_lookup“. Điều này sẽ giúp đưa giá trị kết quả vào ô đầu tiên của bạn. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để tra cứu thêm trong các bảng tính khác để xem giá trị này có chính xác hay không
Như vậy, lúc này bạn chỉ cần điền phần còn lại của cột mới với mỗi giá trị tiếp theo bằng cách click vào ô được kết quả đầu tiên, sau đó click vào ô nhỏ xuất hiện ở góc phía bên dưới của ô này. Sau đó, kéo ô dữ liệu xuống phía dưới là bạn sẽ sử dụng công thức áp dụng cho các hàng dữ liệu khác
>>> Xem thêm: Tạo khung trong word với 5 cách nhanh và đơn giản
4. Ví dụ về hàm Vlookup trong Excel
Bạn hãy tính thuế nhập khẩu theo Đối tượng của các mặt hàng dưới đây:
Trong ví dụ trên, tại ô G5 ta gõ công thức: =VLOOKUP(D5,$D$17:$F$20,2,0)*E5
Trong đó:
- Vlookup: là hàm dùng để tìm kiếm ra thuế nhập khẩu tại Bảng quy định thuế
- D5: Giá trị là đối tượng cần tìm ở đây là các đối tượng từ 1,2,3,4
- $D$17:$F$20: Bảng giới hạn dò tìm, chính là D17:F20 nhưng được F4 để Fix cố định địa chỉ ô để Copy công thức xuống các ô G6->G12 thì công thức sẽ không bị thay đổi
- 2: Thứ tự cột giá trị cần lấy, trong trường hợp này chính là cột Thuế nhập khẩu
- 0: Trường hợp này chúng ta lấy giá trị tuyệt đối nên chọn là 0 hoặc False
- E5: Chính là đơn giá sản phẩm để tính ra thuế nhập khẩu
Với công thức trên, kết quả ta được là:
Copy công thức xuống các ô G6 -> G12 ta được kết quả như ảnh trên.
5. Kết luận
Hi vọng với bài viết chia sẻ này các bạn sẽ nắm được chi tiết về hàm Vlookup trong excel và cách sử dụng. Trong thời gian tới Nhân Hòa sẽ chia sẻ thêm về hàm Vlookup và các hàm kết hợp với hàm Vlookup hay được sử dụng trong công việc.
