Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để Scan giấy tờ được?

Scan là phương pháp được nhiều người dùng lựa chọn để chuyển đổi các tài liệu bản giấy thành những tập hình ảnh trên thiết bị máy tính và điện thoại di động. Nếu bạn cũng đang quan tâm đến quá trình chuyển đổi này, hãy cùng Hoàng Hà Mobile nghiên cứu các vấn đề về Scan là gì, công dụng và cách thực hiện Scan giấy tờ thông bài viết dưới đây.

Scan là gì?

Scan là thuật ngữ viết tắt của từ “Scanner”, đây là một quá trình kỹ thuật hóa các tài liệu hoặc hình ảnh bản giấy để chuyển chúng thành dạng điện tử. Quá trình này cho phép tài liệu hoặc hình ảnh ban đầu được lưu trữ, xử lý và chia sẻ dễ dàng trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Thực tế, Scan được sử dụng trong mọi lĩnh vực hiện nay. Tuy nhiên, lại ít có người nắm bắt được ý nghĩa của Scan là gì và quá trình hoạt động của phương pháp nào ra sao. Đây cũng là lý do bạn không nên bỏ qua các nội dung tiếp theo của bài viết của chúng tôi.

Cách hoạt động của quá trình Scan

Quá trình Scan bắt đầu bằng việc đặt tài liệu hoặc hình ảnh cần Scan lên một máy Scan. Tại đây, máy Scan sẽ sử dụng một nguồn sáng cũng như bộ cảm biến để quét và ghi lại hình ảnh hoặc văn bản từ tài liệu ban đầu.

Sau khi quá trình quét hoàn tất, máy Scan chuyển dữ liệu đã quét thành tập tin số hóa. Thông thường, đây là tập tin được lưu ở định dạng hình ảnh như JPEG hoặc TIFF. Cuối cùng, dữ liệu hình ảnh này sẽ được lưu trữ trên máy tính để phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau của người dùng.

Sự phát triển của công nghệ Scan qua thời gian

Khi đề cập về vấn đề Scan là gì, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về quá trình phát triển của loại máy này. Cụ thể, công nghệ Scan đã trải qua nhiều lần cải tiến kể từ khi xuất hiện lần đầu vào những năm đầu của thế kỷ 20. Những máy Scan ban đầu thường kết hợp các bộ cảm biến CCD (Charged-Coupled Device) hoặc CIS (Contact Image Sensor) để thu thập hình ảnh. Tuy nhiên, qua thời gian dài sử dụng thì máy Scan đã được cải tiến trở nên nhỏ gọn và dễ sử dụng hơn. Thậm chí, một số thiết bị Scan hiện nay còn có hiệu suất làm việc tốt hơn thông qua việc cải thiện về tốc độ quét và độ phân giải.

Điểm đặc biệt nhất phải nhắc đến máy Scan trong thời điểm hiện tạo đó là chúng được tích hợp nhiều công nghệ khác nhau. Trong đó, công nghệ Scan 3D cũng là một phương pháp cho phép người dùng tạo ra mô hình ba chiều chính xác của các đối tượng trên dữ liệu. Thêm vào đó, sự kết hợp của máy Scan với phần mềm OCR (Optical Character Recognition) cũng là một yếu tố giúp bạn nhanh chóng chuyển đổi văn bản được Scan thành dạng dữ liệu có thể chỉnh sửa. Điều này giúp người dùng có thể tận dụng được một số dữ liệu quan trọng hiện nay.

Công dụng thực sự của máy Scan là gì?

Khi tìm hiểu về Scan là gì, thường thì người dùng sẽ hay nhắc đến công dụng của loại máy này. Do đó, trong bài viết hôm nay, Hoàng Hà Mobile cũng giới thiệu đến bạn một số công dụng hữu ích của máy Scan như sau:

• Máy Scan cho phép bạn số hóa và lưu trữ tài liệu quan trọng dưới dạng file số trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ đám mây. Điều này giúp tiết kiệm không gian vật lý, giảm nguy cơ mất mát tài liệu và tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu thuận tiện.
• Số hóa tài liệu qua máy Scan giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi nguy cơ mất mát. Bạn có thể tạo bản sao an toàn và áp dụng biện pháp bảo mật để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ tối đa.

• Tài liệu số hóa có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông qua các công cụ tìm kiếm trên máy tính. Không cần phải lật qua hàng trăm trang giấy, bạn có thể tìm kiếm và trích xuất thông tin một cách nhanh chóng.
• Máy Scan cho phép bạn chia sẻ tài liệu số với người khác thông qua email, ứng dụng đám mây hoặc các phương tiện truyền thông xã hội. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc nhóm và truy cập thông tin từ xa.
• Sử dụng máy Scan để số hóa tài liệu giúp giảm thiểu việc in ấn và sử dụng giấy. Điều này tiết kiệm ngân sách in ấn và làm cho quá trình quản lý tài liệu hiệu quả hơn.

Phương pháp Scan giấy tờ bạn nên biết

Scan là một phương pháp được ứng dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực đời sống của con người. Do đó, ngoài cung cấp vấn đề về Scan là gì, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn cách để thực hiện Scan một tài liệu quan trọng bằng máy Scan trong nội dung dưới đây.

Điều kiện để Scan thành công

Sau khi đã nắm bắt được cách hoạt động của máy San là gì, bạn cần đáp ứng một số nhu cầu cơ bản để đảm bảo quy trình chuyển hóa tài liệu diễn ra thành công như sau:

• Đảm bảo rằng máy Scan đã được kết nối với máy tính của bạn thông qua cổng USB hoặc kết nối mạng.
• Bật máy Scan và chắc chắn rằng thiết bị hoạt động bình thường.
• Sắp xếp giấy tờ cần Scan để loại bỏ bất kỳ tờ giấy bị bẩn hoặc rách nát.
• Đảm bảo giấy tờ mà bạn muốn Scan được đặt một cách ngay ngắn và không uốn cong trên bề mặt quét.

Bước 1: Đưa giấy tờ vào máy Scan

Sau khi đã thiết lập kết nối giữa máy tính và thiết bị Scan, người dùng sẽ tiến hành tìm hiểu chi tiết hơn về quá trình Scan là gì bằng cách thực hiện theo các bước sau:

• Mở nắp thiết bị Scan: Trước hết, bạn hãy mở nắp máy Scan để tiếp cận bề mặt quét.

• Đặt tài liệu: Tiếp theo, bạn tiến hành đặt hình ảnh hoặc tài liệu cần quét lên mặt quét của máy. Đảm bảo rằng các giấy tờ bạn muốn Scan được đặt một cách ngay ngắn và không bị uốn cong.
• Chiều và vị trí đúng: Đảm bảo rằng hình ảnh hoặc tài liệu được đặt đúng chiều và vị trí so với mặt quét. Thường, vị trí đúng này được đánh dấu trên máy Scan bằng hình mũi tên hoặc số 0. Điều này đảm bảo rằng quá trình Scan sẽ diễn ra ở vị trí chính xác và không bị lệch hình hoặc mất dữ liệu.

• Áp sát vào mặt kính: Đặt tài liệu một cách cẩn thận và áp sát chúng vào mặt kính quét. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình Scan sẽ cho kết quả tốt nhất về chất lượng và độ chi tiết của tài liệu số hóa.

Bước 2: Thiết lập cài đặt trên thiết bị Scan

Sau khi đã đặt tài liệu vào máy Scan, bạn cần mở ứng dụng Scan trên máy tính và tiến hành thực hiện theo các thao tác Scan tài liệu cơ bản theo các gợi ý sau:

Mở ứng dụng Scan

Đầu tiên, người dùng cần khởi động phần mềm Scan trên máy tính của bạn. Cụ thể, phần mềm này thông thường sẽ được tích hợp trực tiếp với thiết bị Scan hoặc có thể được người dùng tải xuống thông qua trang web chính thức của nhà sản xuất.

Cài đặt bản Scan

Trong phần mềm Scan, bạn có thể tìm các tùy chọn cài đặt màu sắc và kích cỡ bản Scan (A4, A5, Letter, Legal,…). Tuỳ thuộc vào loại tài liệu và mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn các thiết lập thích hợp khi tìm hiểu về bản Scan là gì và áp dụng chúng trong quá trình Scan giấy tờ.

Kiểm tra cài đặt độ phân giải

Thực tế, độ phân giải chính là yếu tố quyết định đến độ chi tiết của tài liệu số hóa. Bạn có thể thiết lập độ phân giải cao hơn là 300 DPI để hệ thống có thể cho ra tài liệu chất lượng cao hơn.

Xác định vị trí lưu tài liệu

Trước khi quá trình Scan tài liệu, bạn nên chọn thư mục hoặc đường dẫn lưu trữ Điều này nhằm mục đích là lưu trữ tài liệu và giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm chứng sau khi hoàn thành quá trình chuyển hóa tài liệu.

Nhấn nút Scan

Khi bạn đã hoàn tất việc cài đặt và điều chỉnh, người dùng cần tiến hành nhấn nút “Scan” trên phần mềm hoặc nút “Scan” trên máy Scan để bắt đầu quá trình Scan tài liệu.

Ngoài ra, sau khi tài liệu của bạn đã được chuyển hóa xong, phần mềm Scan thường sẽ cung cấp thêm các tùy chọn để bạn có thể kiểm soát và điều chỉnh giấy tờ. Tại đây, bạn có thể tùy chọn các đề xuất trên phần mềm để cắt ghép hoặc cải thiện chất lượng hình ảnh.

Lưu tài liệu

Cuối cùng, người dùng cần kiểm tra định dạng file của tài liệu được lưu trên thiết bị. Bạn có thể lựa chọn lưu tài liệu ở các định dạng khác hoặc sử dụng định dạng mặc định của phần mềm như PDF hoặc JPG trong quá trình thực hiện, tùy thuộc vào mục đích sử dụng sau này.

Bước 3: Cải thiện chất lượng của tài liệu

Khi tài liệu đã được Scan hoàn tất, bạn có thể tiến hành chỉnh sửa và cải thiện chất lượng của chúng. Dưới đây là một số cách bạn có thể thực hiện khi tìm hiểu về quy trình thực hiện Scan là gì.

• Sử dụng phần mềm Adobe Acrobat để chuyển đổi các tệp dữ liệu đã Scan thành định dạng PDF hoặc để ghép nhiều hình ảnh đã Scan thành một tài liệu đa trang. Điều này giúp người dùng tạo ra một tài liệu dễ dàng quản lý và truy cập.

• Bạn có thể sử dụng các tính năng tìm kiếm của chương trình như Adobe Acrobat để truy xuất các văn bản trong tài liệu đã Scan. Điều này tiết kiệm thời gian và công sức khi bạn cần truy cập một phần cụ thể trong tài liệu.
• Trong trường hợp tài liệu gốc mờ chữ hoặc sau khi Scan xuất hiện nhòe chữ, không rõ nội dung hoặc có màu nền tối, bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa hình ảnh Adobe Photoshop. Cụ thể, đây là công cụ phép bạn điều chỉnh ánh sáng, độ sắc nét và màu sắc của các chi tiết để tài liệu trở nên rõ ràng hơn.

Lời kết

Nhìn chung, các bước để thao tác Scan tài liệu trên thiết bị Scan cũng tương đối đơn giản. Bạn có thể thực hiện theo các hướng dẫn trên của Hoàng Hà Mobile hoặc có thể làm theo những chỉ dẫn trên phần mềm. Tuy nhiên, trước khi sử dụng quá trình bạn cũng nên nắm bắt được các hoạt động và khái niệm về Scan là gì để quy trình chuyển hóa tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh hơn. Hy vọng bài viết này sẽ thật sự hữu ích và mang đến cho bạn một góc nhìn cụ thể về công nghệ Scan hình ảnh hiện nay.

XEM THÊM

• Cách Scan, đọc mã QR Code trên máy tính Windows không cần tải phần mềm
• 5 Cách Scan tài liệu trên iPhone nhanh chóng, đơn giản
• Cách Scan văn bản bằng iPhone cực nhanh với ứng dụng Ghi chú mặc định