Google Docs là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Docs đơn giản nhất

Google Docs là một trong những ứng dụng hỗ trợ người dùng soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu hoàn toàn miễn phí. Ứng dụng này ngày càng phổ biến và hỗ trợ tích cực trong công việc, đời sống. Bài viết hôm nay, hãy cùng Hoàng Hà Mobile khám phá về công cụ hữu ích này cũng như cách sử dụng đầy đủ, chi tiết nhất!

Tổng quan về Google Docs

Trước tiên, hãy điểm qua những thông tin tổng quát nhất về công cụ soạn thảo, chỉnh sửa văn bản này.

Google Docs là gì?

Đây là trình xử lý văn bản, tài liệu trực tuyến hoàn toàn miễn phí đến từ Google. Người dùng có thể soạn thảo các nội dung như văn bản, trình chiếu, bản tính cũng như chia sẻ quyền xem, chỉnh sửa, nhận xét với những người dùng khác. Ứng dụng này còn được biết đến với cái tên Google Tài liệu.

Kể từ khi ra mắt, công cụ soạn thảo trực tuyến đến từ Google trở nên cực kỳ hữu ích với nhiều đối tượng người dùng, giúp tối ưu hiệu quả công việc. Có thể kể đến như:

• Học sinh, sinh viên: Với ứng dụng này, chỉ cần thiết bị có kết nối internet, người dùng có thể dễ dàng tạo tài liệu, soạn thảo văn bản, làm bài thuyết trình… vô cùng dễ dàng và đơn giản. Bên cạnh đó, đây cũng là không gian làm việc nhóm hữu ích khi có thể chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng khác nhau.
• Người làm văn phòng: Đáp ứng nhu cầu sử dụng công cụ để soạn thảo tài liệu, hợp đồng, công văn, lưu thông tin, làm việc với trang tính.
• Kế toán: Tiện lợi, hữu ích khi công cụ có tính năng tự động lưu các thao tác soạn thảo, chỉnh sửa cũng như lịch sử các hoạt động trên tài liệu. Hạn chế những rủi ro khi làm việc trên các ứng dụng Microsoft Office thông thường khi mất điện, mất kết nối internet hay máy tính bị hư hỏng mà chưa kịp thao tác lưu tài liệu.

Google Docs hoạt động dựa trên phương thức nào?

Mặc dùng đã tiếp xúc và làm việc trên ứng dụng của Google đã lâu nhưng không phải ai cũng hiểu rõ cách thức hoạt động của công cụ này. Dưới đây là những thông tin mà bạn cần nắm bắt về phương thức hoạt động của Google Tài Liệu:

• Nếu có nhu cầu sử dụng công cụ này, thiết bị của bạn dù là điện thoại, máy tính bảng hay máy tính cũng cần phải có kết nối internet và có tài khoản Google hoặc tài khoản Gmail.
• Với mỗi tài khoản, Google cung cấp cho người dùng miễn phí 15GB để lưu trữ trong cả Google Drive lẫn Mail. Khi đã sử dụng vượt quá mức dung lượng này nhưng vẫn muốn tiếp tục thì người dùng bắt buộc phải mua bổ sung thêm dung lượng.

• Khi sử dụng ứng dụng Google Tài liệu để soạn thảo, chỉnh sửa nội dung, mọi thao tác hay hoạt động của người dùng đều sẽ được tự động lưu lại. Đây là lý do khiến công cụ này hạn chế được tình trạng tài liệu bị mất khi thiết bị hư hỏng, mất mạng đột ngột.
• Bên cạnh đó, Google Docs cũng tích hợp rất nhiều công cụ cho phép người dùng làm việc với văn bản hay trình chiếu. Có thể kể đến như: Form, Document, Presentation, Drawing, Spreadsheet.

Những ưu điểm và khuyết điểm của Google Tài liệu

Dần trở thành công cụ hàng đầu mỗi khi soạn thảo tài liệu, bản trình chiếu hay trang tính, vậy đâu là lý do khiến Google Docs được người dùng ngày càng tin tưởng lựa chọn? Hãy cùng Hoàng Hà Mobile khám phá những ưu điểm cũng như một số hạn chế của ứng dụng trực tuyến này:

Ưu điểm

Những ưu điểm của Google Tài liệu:

• Là công cụ hoàn toàn miễn phí, bất kỳ ai cũng có thể truy cập và sử dụng chỉ với một thiết bị có kết nối mạng và tài khoản Google hay Gmail.
• Tích hợp rất nhiều tính năng cho phép sử dụng trực tuyến mà không cần phải tải và cài đặt về điện thoại, máy tính.
• Có thể sử dụng ngay cả khi thiết bị không có kết nối mạng.
• Người dùng có thể chia sẻ quyền truy cập gồm xem, chỉnh sửa, nhận xét tài liệu với những người dùng khác nhau.
• Tự động lưu lại các thao tác soạn thảo, chỉnh sửa vô cùng tiện lợi, không lo mất tài liệu khi mất kết nối internet đột ngột, hư hỏng máy tính, điện thoại.

Khuyết điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, dưới đây là một số khuyết điểm của công cụ hỗ trợ soạn thảo trực tuyến này:

• Trong một số trường hợp, tài liệu soạn thảo của bạn sẽ gặp các trục trặc nhỏ như lỗi định dạng văn bản, căn lề, font chữ mỗi khi tải về máy.
• Lỗi giao diện khi thực hiện các thao tác như chèn hình ảnh vào tài liệu.
• Mặc dù sở hữu rất nhiều tính năng nhưng nhìn chung, Google Tài Liệu vẫn còn hạn chế so với phần mềm Microsoft Word.

Hướng dẫn sử dụng Google Docs đơn giản, chi tiết nhất

Sau đây là hướng dẫn sử dụng đầy đủ nhất công cụ soạn thảo trực tuyến Google Tài liệu đến từ Hoàng Hà Mobile mà bạn nhất định không thể bỏ qua:

Hướng dẫn truy cập vào Google Tài liệu

Để truy cập vào công cụ này, người dùng trước tiên phải có tài khoản Gmail hoặc Google để đăng nhập. Dưới đây là các bước mở ứng dụng nhanh chóng nhất:

Bước 1: Truy cập vào đường link sau đây https://drive.google.com/drive/my-drive. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm trên Google và mở ứng dụng lên rất nhanh chóng.

Bước 2: Ở góc trên cùng phía bên phải và cạnh avatar, bạn nhấn chọn vào biểu tượng lưới hình vuông. Lúc này, một danh sách trỏ xuống gồm rất nhiều ứng dụng, bạn nhấn chọn vào Tài liệu để mở Google Docs.

Hướng dẫn tạo tài liệu mới

Bước 1: Mở tài khoản Google Drive của bạn lên.

Bước 2: Ở góc bên trái, nhấn chọn vào mục + Mới.

Bước 3: Một danh sách thả xuống hiện lên, bạn nhấn chọn Google Docs để tạo tài liệu mới và bắt đầu công việc soạn thảo của mình.

Hướng dẫn thêm tài liệu từ máy tính lên Google Docs

Nếu bạn đã có một file tài liệu trong máy tính của bạn, bạn hoàn toàn có thể tải tài liệu này lên và tiếp tục soạn thảo, chỉnh sửa với Google Tài liệu. Dưới đây là hướng dẫn dành cho bạn:

Bước 1: Mở tài khoản Google Drive của bạn lên.

Bước 2: Ở phía tay trái, bạn nhấn chọn Drive của tôi.

Bước 3: Xuất hiện danh sách thả xuống, bạn nhấn chọn Tải tệp lên. Lúc này, bạn chỉ cần tìm tài liệu muốn tải lên và nhấn nút Open là xong.

Hướng dẫn tải về máy tính file Google Docs

Khi đã soạn thảo, chỉnh sửa xong và cần tải file về máy để in hoặc nộp cho những người khác, bạn có thể tải tài liệu này về máy tính của bạn rất nhanh chóng và đơn giản:

Bước 1: Bạn vào Google Drive, mở tài liệu cần tải lên.

Bước 2: Ở góc trên cùng tay trái, bạn nhấn chọn Tệp. Tiếp đó, bạn nhấn chọn Tải xuống ở danh sách thả xuống.

Bước 3: Lúc này, một danh sách thả xuống cá lựa chọn định dạng muốn tải về, bạn nhấn chọn định dạng tùy thích theo nhu cầu và chờ trong giây lát để hệ thống tải về.

Hướng dẫn chia sẻ file Google Docs với người dùng khác

Một tính năng cực ưu việt của công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến này đó chính là cho phép cấp quyền truy cập đối với những người dùng khác. Với tính năng này, bạn có thể cấp quyền xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tài liệu này.

Nếu bạn vẫn chưa biết cách làm thế nào để chia sẻ tài liệu thì đừng lo, dưới đây là các bước cực nhanh chóng, dễ dàng mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Ở góc bên phải trên cùng, bạn nhấn chọn nút Share màu xanh dương.

Bước 2: Hộp thoại mới hiện lên, lúc này bạn nhập vào địa chỉ email của những người muốn chia sẻ vào và tùy chỉnh các quyền tương thích theo nhu cầu.

Cách sử dụng một số tính năng nổi bật khác của Google Docs

Bên cạnh những hướng dẫn sử dụng cơ bản ở trên, Hoàng Hà Mobile cũng mang đến tham khảo cách sử dụng các tính năng nổi bật của Google Docs. Đây là những tính năng mà bạn nhất định không thể bỏ lỡ khi làm việc với công cụ soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến này.

Tính năng nhập văn bản thông qua giọng nói

Ngoài việc soạn thảo, nhập liệu bằng gõ văn bản thông thường, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng nhập văn bản thông qua giọng nói. Nhờ vậy, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc của bạn.

Để bắt đầu sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần truy cập vào tài liệu của bạn. Sau đó nhấn chọn mục Công cụ nằm trên thanh công cụ. Tiếp đến nhấn chọn Nhập liệu bằng giọng nói. Khi này, micro sẽ xuất hiện, bạn tiến hành chọn ngôn ngữ và nhấn vào micro để bắt đầu nói.

Hệ thống sẽ tự động nhận diện giọng nói của bạn và chuyển thể sang văn bản. Sau khi xong, đừng quên kiểm tra lại văn bản để chỉnh sửa những lỗi sai nếu có nhé.

Thêm font mới cho Google Tài liệu

Một tính năng hỗ trợ công việc của bạn, đặc biệt giúp tài liệu của bạn mang đậm dấu ấn cá nhân và nổi bật hơn thì không thể không nhắc đến tính năng thêm font chữ mới cho Google Docs của bạn.

Để thêm font chữ mới, bạn có thể tiến hành các bước sau đây:

Bước 1: Mở tài liệu của bạn ra. Nhấn chọn vào mục định dạng font chữ. Sau đó nhấn chọn Phông chữ khác.

Bước 2: Lúc này bạn tiến hành tìm chọn font chữ theo nhu cầu. Khi đã chọn xong bạn nhấn nút OK để hoàn tất.

Giờ đây, không chỉ giới hạn ở những font chữ quen thuộc, bạn có thể sáng tạo cho tài liệu với font chữ mới. Tất nhiều, việc lựa chọn font chữ sao cho phù hợp với nhu cầu, công việc và yếu tố cân đối, hài hòa với tổng thể văn bản cũng rất cần thiết.

Xem lịch sử các hoạt động trên tài liệu

Trong một số trường hợp bạn hoàn toàn có thể dễ dàng xem lại toàn bộ các thao tác đã thực hiện trên file Google Docs của bạn để theo dõi và cập nhật thuận tiện hơn. Tính năng xem lịch sử chỉnh sửa trên tài liệu trực tuyến rất hữu ích khi bạn cần biết ai đã chỉnh sửa nội dung nào cũng như khôi phục lại bản trước đó.

Để xem lịch sử, bạn có thể tiến hành thông qua 2 cách cực đơn giản, dễ dàng sau đây:

Cách 1: Mở file của bạn lên. Nhấn chọn vào mục Tệp nằm trên thanh công cụ. Sau đó, nhấn chọn Nhật ký phiên bản. Lúc này, chọn Xem lịch sử phiên bản ở danh mục lựa chọn.

Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím tắt để mở lịch sử của tài liệu: Ctrl Alt Shift H.

Như vậy, việc mở xem các hoạt động, phiên bản tài liệu trước đó để thuận tiện theo dõi, kiểm tra là vô cùng đơn giản. Nếu bạn cần khôi phục tài liệu trở lại các bản trước đó thì có thể làm cách sau: Nhấn chọn bản cần khôi phục → Nhấn chọn biểu tượng dấu 3 chấm ở bên cạnh → Ở danh mục thả xuống, nhấn chọn Khôi phục phiên bản này.

Nhận xét và trò chuyện

Một tính năng rất hữu ích giúp Google Docs phổ biến trong công việc văn phòng, học tập, làm việc nhóm là cho phép nhận xét các đoạn văn bản cũng như trò chuyện, tương tác ở đây.

Để nhận xét một đoạn văn bản nhất định, bạn có thể làm theo cách dưới đây:

Bước 1: Mở tài liệu của bạn lên, bôi đen đoạn văn bản cần ghi nhận xét.

Bước 2: Lúc này, bên tay phải sẽ xuất hiện các tiện ích có màu xanh. Để ghi nhận xét, bạn nhấn nút +.

Bước 3: Hộp thoại nhận xét xuất hiện, bạn thêm nhận xét vào ô và nhấn nút Nhận xét là hoàn tất.

Khi đã thêm nhận xét, ở góc phải màn hình sẽ hiện lên nhận xét gồm tên người nhận xét, avatar, thời gian nhận xét và nội dung để bạn và những người được cấp quyền dễ dàng theo dõi. Bạn có thể xóa, chỉnh sửa nhận xét này rất dễ dàng.

Bên cạnh đó, khi cần phản hồi, trò chuyện trao đổi về nhận xét này, bạn có thể nhấn vào nhận xét và điền nội dung của bạn vào rồi nhấn nút Trả lời là xong.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng Google Docs

Nhìn chung, cách sử dụng tài liệu trực tuyến trên công cụ, ứng dụng này khá đơn giản và dễ dàng. Chỉ cần xem qua hướng dẫn là đã có thể tự mình thao tác và bắt đầu làm việc với công cụ. Tuy vậy, trong quá trình sử dụng, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

Bật tính năng Google Docs Offline

Một điều lưu ý không thể bỏ qua giúp bạn tối ưu hiệu quả công việc đó là bật tính năng Offline cho công cụ Google Tài liệu. Với tính năng này, bạn hoàn toàn có thể mở và làm việc với tài liệu kể cả khi thiết bị không có kết nối mạng.

Nếu bạn chưa biết cách làm thế nào để thiết lập tính năng này, đừng lo, dưới đây là hướng dẫn dành cho bạn:

Bước 1: Mở Google Drive và file Google Docs của bạn.

Bước 2: Nhấn chọn mục Tệp. Ở danh mục thả xuống, bạn nhấn chọn Cho phép sử dụng khi không có mạng.

Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể mở tài liệu soạn thảo của bạn lên và làm việc ngay cả khi thiết bị không có kết nối internet. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải về máy tính những tài liệu gần nhất.

Các phím tắt giúp tối ưu hiệu quả công việc soạn thảo

Tương tự như Microsoft Word, người dùng có thể sử dụng các phím tắt nhằm tối đa hiệu quả công việc soạn thảo của mình. Từ đó tiết kiệm thời gian.

Dưới đây là một số phím tắt mà bạn có thể sử dụng:

• Ctrl C: Sao chép
• Ctrl V: Dán nội dung đã sao chép hoặc cắt
• Ctrl X: Cắt
• Ctrl F: Tìm kiếm
• Ctrl H: Tìm và thay thế
• Ctrl P: In
• Ctrl Z: Trở về hành động trước vừa mới thực hiện
• Ctrl O: Mở file trong máy tính
• Ctrl Enter: Ngắt trang
• Ctrl K: Chèn, chỉnh sửa liên kết
• Ctrl G: Di chuyển đến trang tùy chọn
• Alt Enter: Mở tệp đính kèm

Cách tích hợp các tiện ích bổ sung hỗ trợ soạn thảo

Để có thể khai thác tối đa những tính năng được tích hợp trong Google Tài liệu, người dùng có thể thêm các tiện ích. Những tiện ích bổ sung này giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng, tiện lợi hơn rất nhiều.

Tuy vậy không phải ai cũng biết cách thêm những tiện ích này. Sau đây, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn cho bạn:

Bước 1: Vào Google Drive, tạo một tài liệu mới hoặc mở tài liệu có sẵn.

Bước 2: Trên thanh công cụ của Google Docs, bạn nhấn chọn vào mục Tiện ích mở rộng. Tiếp đến nhấn chọn Tiện ích bổ sung. Rồi nhấn chọn Tải tiện ích bổ sung.

Bước 3: Hộp thoại mới xuất hiện, tiến hành tìm chọn và nhấn nút cài đặt tiện ích theo nhu cầu. Lúc này, khi thông báo hiện lên, bạn nhấn chọn Đồng ý cài đặt.

Bước 4: Sau đó, bạn chọn tài khoản Google của mình. Tiếp tục một thông báo mới xuất hiện, bạn nhấn chọn Cho phép, sau đó nhấn Tiếp theo. Cuối cùng nhấn nút Done và duyệt lại trang web để lưu lại cài đặt vừa thực hiện.

Như vậy, bạn đã thêm được tiện ích cho trang tài liệu trực tuyến của mình. Khi cần sử dụng, bạn chỉ cần truy cập lại vào mục Tiện ích mở rộng → Tiện ích bổ sung và nhấn chọn lệnh từ công cụ vừa cài đặt mà thôi.

Tổng kết

Trên đây là bài viết chia sẻ những thông tin về Google Docs - một trong những công cụ soạn thảo trực tuyến miễn phí phổ biến nhất hiện nay. Bên cạnh đó là hướng dẫn sử dụng và những lưu ý cực kỳ hữu ích. Nếu bạn thấy bài viết hay, đừng ngần ngại theo dõi Trang Tin Tức - Hoàng Hà Mobile để cập nhật nhanh và mới nhất những chủ đề thú vị hơn nữa nhé!

Ngoài ra, dưới đây là một số bài viết liên quan dành cho bạn tham khảo đến từ Hoàng Hà Mobile:

• Giao diện người dùng mới của Google Docs và Drive ra mắt
• Cách sử dụng trợ lý Google Assistant trên điện thoại Android chi tiết
• Cách xem mật khẩu đã lưu trên Google Chrome bằng điện thoại, máy tính