Hàm Vlookup trong Excel – Ý nghĩa và cú pháp

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi TS. Nguyễn Thị Chinh Lam - Giảng viên khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế Toán Lê Ánh.

Vlookup là một trong những hàm cơ bản thường dùng trong excel. Hàm vlookup cho phép người sử dụng tìm kiếm các giá trị theo cột. Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cú pháp và các sử dụng hàm Vlookup trong excel

>>> Xem thêm: Cách copy dữ liệu từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.

1. Ý nghĩa của hàm Vlookup trong excel

Hàm VLOOKUP trong Excel được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong bảng đó. Ý nghĩa chính của hàm VLOOKUP là giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm thông tin từ một bảng dữ liệu lớn dựa trên một giá trị cụ thể và trả về giá trị liên quan từ cột khác.

• Hàm vlookup được dùng để tìm kiếm theo cột
• Hàm vlookup có thể dùng độc lập hoặc kết hợp với các hàm khác như: Hàm Sum; hàm If…

2. Cú pháp của hàm Vlookup trong excel

Cú pháp của hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: là giá trị dùng để tìm kiếm
• Table_array: là vùng điều kiện để dò tìm giá trị tìm kiếm, cột đầu tiên trong table_array là cột để tìm giá trị tìm kiếm. Table_array có thể cùng hoặc khác sheet với Lookup_value và cũng có thể cùng file hoặc khác file với Lookup_value. Thường để ở dạng địa chỉ tuyệt đối
• Col_index_num: Là thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị cần tìm. Cột đầu tiên của vùng dữ liệu được tính là 1
• Range_lookup: Là kiểu tìm kiếm, gồm 2 kiểu TRUE và FALSE. (Có thể có hoặc không)

TRUE: Tương ứng với 1 là tìm kiếm tương đối

FALSE: Tương ứng với 0 là tìm kiếm tuyệt đối tức Hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm những giá trị trùng khớp nhau hoàn toàn

- Hàm Vlookup thuộc hàm tham chiếu và tìm kiếm. Các hàm tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi

Có 3 loại tham chiếu:

• Tham chiếu địa chỉ tương đối
• Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối
• Tham chiếu hỗn hợp

Lưu ý:

- Giá trị bạn muốn tra cứu, còn được gọi là giá trị tra cứu

- Dải ô chứa giá trị tra cứu

• Hãy nhớ rằng giá trị tra cứu phải luôn nằm ở cột đầu tiên của dải ô để hàm VLOOKUP có thể hoạt động chính xác.
• Ví dụ: Nếu giá trị tra cứu của bạn nằm ở ô C2 thì dải ô của bạn sẽ bắt đầu ở C.

- Số cột chứa giá trị trả về trong dải ô.

Ví dụ, nếu bạn chỉ định B2: D11 với phạm vi, bạn nên đếm B là cột đầu tiên, C là thứ hai, v.v.

- Lựa chọn kết quả trả về

• Bạn có thể chỉ định TRUE nếu bạn muốn có một kết quả khớp tương đối hoặc FALSE nếu bạn muốn có một kết quả khớp chính xác ở giá trị trả về.
• Nếu bạn không chỉ định bất cứ giá trị nào thì giá trị mặc định sẽ luôn là TRUE hay kết quả khớp tương đối.

Khóa Học Kế Toán Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Giảng Viên Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

3. Lưu ý khi sử dụng hàm Vlookup

Sử dụng F4 để cố định dòng, cột:

- F4 (1 lần): để có giá trị tuyệt đối. Tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng ⇒ $cột$dòng

Ví dụ: $B$9 ⇒ cố định cột B và cố định dòng 9

- F4 (2 lần): để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng - Được hiểu là cố định dòng , không cố định cột ⇒ cột$dòng

Ví dụ: B$9 ⇒ cố định dòng 9, không cố định cột B

- F4 (3 lần): để có giá trị tương đối dòng và tuyệt đối cột- Được hiểu là cố định cột, không cố định dòng ⇒ $cộtdòng

Ví dụ: $B9 ⇒ cố định cột B, không cố định dòng 9

4. Ví dụ về hàm Vlookup trong Excel

Ví dụ 1: Ta có 2 bảng excel như sau:

Yêu cầu: Thêm thông tin về Quê quán vào bảng bên trên

Cách thực hiện:

Bước 1: Click chuột vào ô E6

Bước 2: Đặt công thức: =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,2,0)

Trong đó:

• A6 là giá trị cần tìm kiếm (ở đây mã nhân viên là dữ liệu chung giữa 2 bảng nên ta tìm mã nhân viên)
• $D$12:$F$17 là vùng dò tìm giá trị tìm kiếm (cần tìm mã nhân viên ở bảng 2 để lấy thông tin quê quán nên vùng dò tìm là toàn bộ bảng 2)
• 2 là số cột chứa thông tin cần tìm (đang muốn tìm thông tin quê quán. Quê quán là cột thứ 2 trong bảng 2)
• 0 là kiểu dò tìm chính xác

Bước 3: Sao chếp công thức xuống các dòng khác

Ta thu được kết quả:

Ví dụ 2:

Ví dụ cách sử dụng hàm vlookup

Nhìn vào 2 bảng ta có thể phân tích như sau: Cả 2 bảng đều có điểm chung là cột Xếp loại. Vì vậy để có được cột TIỀN CÔNG (Cột F) thì ta cần dựa vào xếp loại để tham chiếu với số tiền công tương ứng với xếp loại ở cột bên cạnh.

Trong trường hợp này ta sẽ sử dụng HÀM VLOOKUP, cách thực hiện như sau:

Tại ô F5 ta đặt công thức: =VLOOKUP(E5;$K$7:$N$11;3;0)

Trong đó:

• E5: Là xếp hàng của nhân viên
• $K$7:$N$11 là bảng tham chiếu (khi chọn bảng nhấn F4 để cố định lại bảng)
• 3 là số thứ tự cột cần lấy dữ liệu
• 0 là kiểu dò tìm chính xác

Sau đó kéo hàm cho cả cột ta sẽ được kết quả như sau:

Ví dụ 3: Cùng thực hành tiếp về cách sử dụng hàm vlookup giữa 2 sheet

Sheet 1: Bảng chuyển đổi số thành chữ

Sheet 2: Bảng điểm của sinh viên

Yêu cầu: chuyển điểm ở cột Điểm HP từ điểm bằng số sang bằng chữ dựa vào bảng ở Sheet 1

Với ví dụ này ta sử dụng hàm Vlookup như sau:

Tại ô N8 nhập công thức: = VLOOKUP(M8;Sheet1!B2:C12;2;0)

Trong đó:

• M8: Điểm HP bằng số
• Sheet1!B2:C12: Bảng tham chiếu ở Sheet 1
• 2: Thứ tự cột lấy dữ liệu
• 0 là kiểu dò tìm chính xác

Sau đó kéo hàm cho cả cột ta sẽ được kết quả như sau:

Ví dụ 4: Tiếp theo là ví dụ về cách sử dụng hàm vlookup kết hợp với 1 hàm khác

Yêu cầu: Tính cột đơn giá

Trong ví dụ này ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF, LEFT, RIGHT để cho ra kết quả. Thực hiện như sau:

Tại ô F2 ta nhập công thức:

= VLOOKUP(LEFT(A2;3);$A$13:$E$17;IF(RIGHT(A2;2)= "SS";3;IF(RIGHT(A2;2)="TC";4;5)))

Trong đó:

• LEFT(A2;3): Là lấy 3 ký tự bên trái của ô A2 (Mã sản phẩm)
• $A$13:$E$17: Là bảng chứa dữ liệu
• IF(RIGHT(A2;2)= "SS";3;IF(RIGHT(A2;2)="TC";4;5)): Nhóm hàm này để lấy thứ tự cột chứa đơn giá

Tham khảo video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm VLOOKUP - ví dụ trong kế toán dưới đây:

5. Công dụng của hàm VLOOKUP trong Excel kế toán

- Lập các thông tin trên Phiếu thu, phiếu chi

- Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về BNL, về Phiếu Xuất kho…

- Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ DMTK về Bảng Nhập Xuất Tồn.

- Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư của tháng N-1.

- Tìm số “Khấu hao (Phân bổ) luỹ kế từ kỳ trước” của Bảng khấu hao (bảng phân phối chi phí), căn cứ vào Giá trị khấu hao (phân bổ) luỹ kế của thang N-1.

- Và các bảng khác liên quan….

Trên đây là cú pháp và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm Vlookup trong excel. Trong bài viết kế toán Lê Ánh đã đưa ra ví dụ minh họa chi tiết để các bạn dễ hình dung khi áp dụng hàm vlookup. Nếu các bạn vẫn còn vấn đề chưa nắm rõ về hàm Vlookup có thể để lại câu hỏi, SĐT bên dưới bài viết để được giải đáp

Xem thêm:

• Cách sử dụng hàm Sumif trong Excel
• Cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel
• Cách Dùng Hàm COUNTIF, COUNTIFS Trong Excel
• Cách sử dụng hàm IF trong Excel

Tags: Hàm vlookup nâng cao, hàm hlookup trong excel, hàm vlookup có điều kiện, bai tap hàm vlookup trong excel, cách dùng hàm vlookup giữa 2 sheet, hàm tìm kiếm tên trong excel, hàm vlookup và hlookup, cách dùng hàm vlookup giữa 2 file

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán xây dựng, sản xuất, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM