Định dạng trang văn bản trước khi soạn thảo trong Word 2010

Hướng dẫn cách định dạng trang in qua nội dụng sau:

Thao tác thực hiện

Để thiết lập trang văn bản thực hiện như sau:

- Chọn tab Page Layout > nhóm lệnh Page setup.

Định dạng về khổ giấy(Size)

Trang giấy được xác định bởi khổ giấy; Khổ giấy mặc định là Letter( 8.5x11). Mặc khác, có thể chọn lại khổ giấy theo lệnh như sau:

- Chọn tab Page Layout > Nhóm lệnh page setup > Chọn nút lệnh Size. Một danh sách các loại khổ giấy xuất hiện như A3, A4, A5,...Bạn chọn một loại khổ giấy muốn in ra.

Định dạng về lề trang(Margins)

Canh lề (Margins) là tạo khoảng cách giữa các cạnh của trang giấy, nó sẽ giúp cho phần trình bày trang được đẹp và không bị mất chữ khi in. word cho phép thay đổi kích thước lề giấy rất đa dạng, có thể thiết lập cho từng trang khác nhau trong cùng một tập tin văn bản.

Để căn lề trang văn bản thực hiện như sau: - Chọn tab Page Layout > Nhóm lệnh page setup > Chọn nút lệnh Margins. Một danh sách xuất hiện cho phép bạn chọn mẫu định dạng sẵn của Word 2010.

- Bạn có thể click chọn lệnh Custom Margins để thêm được các tùy chỉnh khác. Hộp thoại Page setup xuất hiện, bạn sử dụng tab Margins.

• Top: Lề phía trên, khoảng cách từ cạnh giấy phía trên đến dòng chữ đầu tiên.
• Bottom: Lề phía dưới, khoảng cách từ cạnh giấy phía dưới đến dòng chữ cuối cùng.
• Left: Lề bên trái, khoảng cách từ cạnh giấy bên trái đến chữ đầu tiên bên trái.
• Right: Lề bên phải, khoảng cách từ cạnh giấy bên phải đến chữ cuối cùng bên phải.
• Gutter: Là phần gáy sách, phần này thường chỉ dùng khi cần đóng sách.

Sau khi thực hiện xong nhấn nút Ok để đồng ý

Hướng giấy(Orientation)

Đối với thao tác này tuy đơn giản nhưng rất nhiều bạn lúng túng không biết phải xử lý như thế nào. Tùy thuộc vào nội dung của bạn mà chọn hướng giấy đứng hoặc ngang.

Để thiết lập hướng giấy thực hiện như sau: - Chọn tab Page Layout > Nhóm lệnh page setup > Chọn nút lệnh Orientation.

• Portrait: hướng in đứng, đây là hướng in mặc nhiên.
• Landscape: hướng in ngang.

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Để chúng ta trình bày văn bản được đẹp mắt, đúng quy định thì trước hết bạn cần tìm hiểu về thể thức trình bày văn bản. Trong quá trình làm việc rất nhiểu lần mình gặp sai lầm về vấn đề này.

Tôi xin trích điểu 4, 5 của chương I; Bộ nội vụ Số: 01/2011/TT-BNV quy định về thể thức trình bày văn bản hành chính như sau:

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản - Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 1. Khổ giấy - Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). - Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). 2. Kiểu trình bày - Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

• Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
• Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
• Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
• Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.