Muốn scan tài liệu cần làm gì? Scan ở đâu giá tốt?

Scan tài liệu, hồ sơ để số hóa là bước đầu tiên trong quá trình tạo lập kho dữ liệu số và được xem là tiền đề của quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp, tổ chức muốn scan tài liệu cần phải chuẩn bị thiết bị scan chuyên dụng và đội ngũ nhập liệu đông đảo. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tiến hành chuyển đổi số nội bộ và gặp rất nhiều khó khăn tại phần này. Nguyên do chính là do những bước xử lý cồng kềnh và chi phí đắt đỏ mà họ không lường trước được. Vậy đâu là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp, tổ chức?

Scan tài liệu, hồ sơ là làm gì?

Scan tài liệu, hồ sơ là quá trình chuyển đổi các dữ liệu, hình ảnh thô trên các văn bản, tài liệu (văn bản, tạp chí, hợp đồng,…) thành dữ liệu kỹ thuật số, có thể sử dụng và truy cập được trên máy tính, điện thoại thông tin qua một chiếc máy scan hoặc máy in có tính năng scan. Ngày nay, người dùng khi muốn scan tài liệu trực tiếp trên điện thoại thông minh có thể nhờ sự hỗ trợ từ một vài phần mềm chuyên dụng.

Quá trình scan tài liệu giúp chuyển hình ảnh thô, văn bản thành dữ liệu kỹ thuật số

Khi nào thì doanh nghiệp, tổ chức cần scan tài liệu?

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu, số hóa quy trình hướng tới mục tiêu chuyển đổi số đang được nhiều doanh nghiệp hướng tới. Để có thể từng bước số hóa tài liệu, số hóa quy trình làm việc, hoàn thành các mục tiêu chuyển đổi số thì việc tiến hành scan tài liệu chính là bước cơ bản giúp doanh nghiệp chuyển mình.

Bởi vậy, các doanh nghiệp ngày càng muốn scan tài liệu và việc tiến hành scan tài liệu chính là công việc cấp bách, đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập kho lưu trữ số tập trung, số hóa doanh nghiệp. Để trở thành doanh nghiệp số, hội nhập trong kỷ nguyên 4.0 thì scan tài liệu là nhiệm vụ cấp thiết cần được các tổ chức, doanh nghiệp đầu tư đúng mực ngay thời điểm hiện tại.

Doanh nghiệp cần scan tài liệu ngay hôm nay để giải phóng không gian văn phòng, xây dựng quy trình làm việc số hóa hiện đại

Xem thêm: Phần mềm quản lý công văn giấy tờ HIỆU QUẢ TOP 1

Lợi ích khi scan văn bản tài liệu

• Giải phóng không gian văn phòng: Việc tiến hành scan tài liệu giúp giải pháp không gian doanh nghiệp. Hồ sơ, tài liệu thay vì được xếp trên tủ, giá, kệ cồng kềnh thì nay hoàn toàn có thể được lưu trữ trên máy tính.
• Bảo mật dữ liệu tốt hơn: Tài liệu sau khi scan có thể dễ dàng tiến hành mã hóa thông tin, bảo vệ bằng mật khẩu và lưu trữ an toàn trên Cloud. Ngoài ra, việc scan văn bản tài liêu cũng giúp hạn chế những hư hỏng về vật lý, mối mọt.
• Cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên: Sau khí tiến hành scan văn bản, nhân viên dễ dàng chia sẻ tài liệu cộng tác trong các dự án mà không cần sao chép nhiều bản trên giấy. Nhân viên hoàn toàn có thể truy cập và tham khảo tài liệu cùng lúc từ nhiều địa điểm khác nhau.
• Cải thiện khả năng phục hồi sau thảm họa thiên tai, lũ lụt: Các loại tài liệu giấy dễ bị ảnh hưởng bởi hỏa hoạn, lũ lụt. Tính năng scan tài liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng khôi phục khi được sao lưu vào ổ cứng, hoặc lưu trữ online trên Cloud đề phòng những tác động khách quan do thiên tai, hỏa hoạn.
• Bảo vệ môi trường, phát triển bền vững: Khi tiến hành scan tài liệu, doanh nghiệp có thể giảm bớt phụ thuộc vào tài liệu giấy. Việc sao chép, in và gửi tài liệu qua đường bưu điện trở nên không cần thiết, hạn chế lượng giấy thừa thải ra môi trường và giúp công ty tiết kiệm một khoản chi phí lớn.

Việc scan văn bản tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu không gian văn phòng, tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu hiệu suất làm việc

Muốn scan tài liệu, khâu chuẩn bị cần những gì?

Để có thể tự tiến hành triển khai scan tài liệu, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị:

• Hồ sơ, tài liệu đã qua chỉnh lý: Các loại hồ sơ, tài liệu cần được chỉnh lý, sắp xếp theo đúng thứ tự và phân loại rõ ràng để tránh nhầm lần. Thông thường, với số lượng tài liệu cồng kềnh sau nhiều năm hoạt động, doanh nghiệp cần tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu chuyên nghiệp
• Thiết bị scan tài liệu: Muốn scan, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị những thiết bị scan tài liệu chuyên dụng, bao gồm nhiều loại máy scan như máy scan sách, máy scan A0, A4, A3,… để có thể scan được toàn bộ những loại tài liệu có trong kho lưu trữ vật lý. Có thể thấy, đây là một công đoạn khó khăn đối với doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu đó, FSI giới thiệu đến doanh nghiệp, tổ chức dịch vụ cung cấp thiết bị scan tài liệu chuyên nghiệp. FSI là nhà phân phối độc quyền và chính thức của các thương hiệu máy scan hàng đầu thế giới như Máy scan Plustek, Kodak, Contex, Rowe

Có thể thấy, công việc chuẩn bị cho quá trình scan văn bản tài liệu không hề đơn giản và rất tốn kém. Vậy đâu là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp, tổ chức khi muốn scan tài liệu trước số hóa?

Xem thêm: Phần mềm lưu trữ tài liệu doanh nghiệp: tinh gọn quản lý và vận hành

Dịch vụ scan hồ sơ chính xác và chuyên nghiệp từ FSI

Để phục vụ cho quá trình số hóa tài liệu và chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tổ chức. FSI cung cấp dịch vụ scan tài liệu, scan văn bản, scan hồ sơ, scan sách và scan ảnh chuyên nghiệp ở Hà Nội, TPHCM và trên toàn quốc. Dịch vụ giúp chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như văn bản viết tay, bản in trên giấy, với nhiều định dạng khác nhau thành dạng thông tin điện tử, tạo lập nên cơ sở dữ liệu.

Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tổng thể hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.

Quy trình scan hồ sơ, tài liệu của FSI

Quy trình scan hồ sơ của FSI tại địa điểm chỉ định của khách hàng gồm một số bước sau:

• Bước 1: Nhận tài liệu

FSI tiếp nhận tài liệu từ đại diện khách hàng. Nếu khách hàng cần cam kết chắc chắn về vấn đề bảo mật, tất cả nhân viên phụ trách dự án scan sẽ ký cam kết bảo mật an tuyệt đối thông tin theo đúng chuẩn của hệ thống an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013.

• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần scan

Nhân viên phụ trách của FSI sẽ gỡ các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp ra khỏi tài liệu. Sau đó, họ sẽ kiểm tra chất lượng tài liệu đẻ phân loại riêng những trang bị rách, chất lượng chữ viết kém.

• Bước 3: Tiến hành scan và thiết lập hệ thống ảnh

Toàn bộ tài liệu sẽ được scan bằng thiết bị của hãng Plustek, HP, Kodak,… Công suất scan tối đa có thể đạt tới là 100.000 tờ/ ngày. Ảnh scan sẽ được đặt tên dựa trên yêu cầu của khách hàng và được định dạng TIFF, JPEG, PDF, RTF hoặc Searchable PDF. Ngoài ra, phần mềm cũng được tiến hành phân loại và thiết lập hệ thống ảnh scan theo các mã vạch, mã phân tách, vùng nhận dạng ký tự quang học (OCR) không giới hạn số lượng ký tự.

• Bước 4: Kiểm tra chất lượng

FSI sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng các ảnh scan (12% số ảnh hiện có). Các thủ tục kiểm soát chất lượng luôn được thực và duy trì xuyên suốt quá trình scan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2013.

Nếu khách hàng có nhu cầu scan tài liệu Offsite, FSI sẽ tới địa điểm nhân tài liệu, hồ sơ, cần scan sau đó đưa về phòng dịch vụ số hóa dữ liệu. Mọi quy trình tiến hành scan sẽ được tiến hành tương tự như trên. Đội ngũ kỹ thuật của FSI cam kết, mọi thông tin đều sẽ được bảo mật tuyệt đối.

Dịch vụ scan tài liệu của FSI hỗ trợ khách hàng trong quá trình thiết lập kho lưu trữ số dùng chung, tối ưu hóa hoạt động quản trị tài liệu doanh nghiệp

Nhận xét từ khách hàng của FSI

Bà Nguyễn Phương Mai - Phó chủ tịch Hội quốc tế ngữ Việt Nam sau khi sử dụng dịch vụ scan văn bản của FSI đã đưa ra những đánh giá tích cực. Bà nhận định các tài liệu của hội đa số đều là những tài liệu cổ, mang giá trị lịch sử cao và đã cũ. Tin tưởng dịch vụ scan của FSI, Hội quốc tế ngữ Việt Nam đã sử dụng dịch vụ và cảm thấy vô cùng hài lòng. Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp, triển khai nhanh chóng. Chất lượng bản scan rất đẹp và bản gốc thì vẫn còn nguyên vẹn.

Ngoài ra, khi hợp tác với FSI, DB Schenker - một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa và logistics đi đầu ở Việt Nam cũng tỏ ra vô cùng hài lòng vì dịch vụ scan, số hóa tài liệu. Nhờ dịch vụ của FSI, mọi thông tin liên quan tới hồ sơ nhập khẩu cũng như vận đơn đều được số hóa và lưu trữ an toàn trên hệ thống. Khi có nhu cầu sử dụng, chỉ với một vài thao tác đơn giản DB Schenker dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần.

Với 15 năm kinh nghiệm được đánh giá có năng lực triển khai xuất sắc top 1 thị trường, FSI đã tiến hành scan hồ sơ, số hóa và chuyển đổi số cho hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam… Bởi vậy, khách hàng có thể tin tưởng lựa chọn dịch vụ scan hồ sơ của FSI để tự tin số hóa, chuyển đổi số ngay hôm nay.

FSI trong buổi ký kết với VNSTEEL - Tổng công ty Thép Việt Nam

Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…

Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

• Website: https://fsivietnam.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/fsivietnam.com.vn
• Email: support@fsivietnam.com.vn
• Hotline: 0904 805 255