Google Docs là gì? Có tính năng nào? Cách sử dụng chi tiết ra sao?

Google Docs là một ứng dụng soạn thảo văn bản vô cùng hữu ích cho phép người dùng tạo mới, chỉnh sửa hay chia sẻ tài liệu thoải mái. Ứng dụng này còn sở hữu nhiều tính năng nổi trội khác mà không phải ai cũng biết. Cùng khám phá chi tiết về ứng dụng soạn thảo thông minh và đa năng ở bài kiến thức này.

1. Google Docs là gì?

Google Documents (viết tắt là Google Docs) hay còn được gọi với cái tên Google Tài liệu là ứng dụng hỗ soạn thảo văn bản trực tuyến do Google cung cấp miễn phí. Ứng dụng này bao gồm các tính năng như: soạn thảo văn bản, soạn thảo trình chiếu và soạn thảo bảng tính.

Google Tài liệu cho phép người dùng tạo ra các tài liệu, văn bản trực tuyến. Đồng thời cho phép chia sẻ chúng đến người khác hay trình chiếu trực tuyến với thời gian thực hoặc tương tác sửa chữa.

2. Phương thức hoạt động của Google Docs là gì?

Phương thức hoạt động của Google Docs

• Muốn sử dụng được Google Tài liệu, người dùng phải đảm bảo điện thoại hay máy tính của mình phải được kết nối mạng trước cũng như đăng nhập vào tài khoản Google.
• Thông thường, mỗi account sẽ được cũng cấp miễn phí 10GB dung lượng lưu trữ và 1GB các định dạng dữ liệu.
• Google có cơ chế tự động lưu lại những nội dung văn bản mà người dùng soạn thảo ngay trên này. Chúng đảm bảo cho bài viết của bạn không bị mất hay phải sửa lại khi kết nối mạng có vấn đề.
• Ngoài ra, Google Tài liệu hỗ trợ và hoạt động với nhiều công cụ xử lý khác vô cùng hữu ích như: Document, Spreadsheet, Presentation, Form và Drawing.

3. Ưu và nhược điểm của Google Docs là gì?

Một số ưu điểm và nhược điểm khác mà Google Docs sở hữu

3.1. Ưu điểm

Ưu điểm

• Ứng dụng cung cấp nhiều tính năng trực tuyến nên người dùng không cần tải về máy mà có thể thao tác soạn thảo văn bản dễ dàng với nhiều chức năng hỗ trợ.
• Người dùng có thể trực tiếp chỉnh sửa văn bản khi máy không có kết nối Internet.
• Không những vậy, chúng còn hỗ trợ và cho phép người dùng thoải mái chia sẻ với nhiều người khác trong cùng một thời điểm. Đồng thời cho phép họ xem hay cấp quyền chỉnh sửa trực tiếp ngay trên này giúp nâng cao hiệu suất công việc.

3.2. Nhược điểm

Nhược điểm

• Khi người dùng tải văn bản mình soạn trên Google Tài liệu về có thể gặp một số lỗi nhỏ về căn chỉnh lề hay các định dạng văn bản.
• Đôi khi, giao diện trên Google Documents có thể bị lỗi, thường là khi người dùng thực hiện các thao tác như chèn hình.
• Khi dùng ứng dụng này, người dùng không có quá nhiều lựa chọn tính năng như khi sử dụng Microsoft Word.

4. Tổng hợp những tính năng nổi bật có trên Google Docs

Dưới đây là tổng hợp các tính năng nổi bật có trên Google Docs mà bạn không nên bỏ qua.

4.1. Nói để nhập liệu văn bản

Thay vì gõ văn bản trong Google Tài liệu, người dùng có thể tối ưu hóa thời gian của mình bằng cách sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói. Cách sử dụng tính năng này cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần vào Công cụ > chọn Nhập liệu bằng giọng nói. Lúc này biểu tượng micro sẽ xuất hiện, bạn chỉ cần chọn ngôn ngữ mà mình muốn nói để bắt đầu là xong.

4.2. Bổ sung font chữ mới

Trong trường hợp bạn muốn sử dụng font chữ khác để khiến nội dung của mình trở nên nổi bật hơn nhưng trên Google Documents vẫn chưa có. Vậy hãy làm theo các thao tác sau:

Bước 1: Nhấn vào ô định dạng font chữ giống như trong hình dưới > chọn vào Phông chữ khác.

Bước 2: Chọn font chữ mà mình ưng ý > chọn OK là xong.

4.3. Nhận xét văn bản và trò chuyện

Đây là một trong những tính năng cực kỳ hữu ích cho phép bạn để lại nhận xét cho từng phần trong một văn bản. Đồng thời có thể trò chuyện và trao đổi cùng với những người dùng khác. Để nhận xét văn bản và trò chuyện, bạn có thể áp dụng cách sau:

Bước 1: Tô đen dòng văn bản đó > chọn dấu + kế bên.

Bước 2: Sau đó nhập nội dung nhận xét > chọn Nhận xét là xong.

4.4. Sao lưu và lưu trữ các dữ liệu

Soạn thảo văn bản trên Google Tài liệu cho phép người dùng tự động lưu lại khi có bất kì sự thay đổi nào và có thể copy dễ dàng. Để sao chép được tệp này, bạn làm theo cách sau:

Bước 1: Chọn Tệp trên Thanh công cụ > nhấn vào Tạo bản sao.

Bước 2: Điền tên vào ô Tên > chọn Thư mục nơi lưu giữ bản sao và nhấn OK.

4.5. Chia sẻ dữ liệu với người khác

Như đã nói ở trên, ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tuyến này có một tính năng cực kỳ hữu ích là cho phép bạn chia sẻ dữ liệu đến với người khác. Ở đây sẽ chia làm hai lựa chọn, đó là: chia sẻ với Bất kỳ ai có đường liên kết hoặc chia sẻ với Người dùng được lựa chọn.

Các thức thực hiện:

Bước 1: Chọn vào Tệp > nhấn Chia sẻ hoặc nhanh hơn là bạn nhấn vào biểu tượng Chia sẻ gần avatar của mình.

Bước 2: Nếu muốn chia sẻ cho một người chỉ định thì bạn copy gmail người ấy vào ô Thêm người và nhóm > sau đó chọn Quyền truy cập > nhập Lời nhắn và chọn Gửi.

Trong trường hợp bạn muốn chia sẻ tài liệu cho bất kỳ ai có đường link truy cập thì chọn Thay đổi > chọn Bất kỳ ai có đường liên kết > chọn quyền chia sẻ phù hợp cho họ và nhấn Xong để hoàn tất.

4.6. Đem lại chế độ làm việc offline

Docs còn cho phép người dùng tự do chỉnh sửa tài liệu khi làm việc ở chế độ offline. Nếu muốn sử dụng tính năng này, bạn hãy làm theo cách sau: chọn vào dấu 3 chấm kế bên tệp > chọn vào Cho phép sử dụng khi không có mạng.

4.7. Kiểm tra lịch sử hoạt động của file

Trên Docs còn có một tính năng tiện lợi chính là kiểm tra lịch sử chỉnh sửa hoạt động của file. Bạn có thể vào đây lưu lại các phiên bản chỉnh sửa và theo dõi chúng dễ dàng hơn. Hoặc nếu không hài lòng với phiên bản hiện tại, bạn có thể khôi phục vào các phiên bản trước đó. Có 2 cách, bạn có thể làm như sau:

Cách 1: chọn Tệp > nhấn vào Lịch sử phiên bản > chọn Xem lịch sử phiên bản.

Cách 2: Nhấn tổ hợp đồng thời trên bàn phím Ctrl + Alt + Shift + H. Lúc này Docs sẽ hiển thị lịch sử chỉnh sửa theo từng khung thời gian, nếu bạn muốn khôi phục: chọn Phiên bản muốn khôi phục > chọn vào dấu 3 chấm và chọn Khôi phục phiên bản này.

4.8. Tích hợp nhiều tiện ích

Docs cũng có nhiều các tùy chọn tích hợp khác có thể kể đến như Add - ons. Khi người dùng nhấp vào Add - ons chúng sẽ hiển thị kho tiện ích mà bạn có thể tìm kiếm tiện ích phù hợp với nhu cầu của mình hoặc xóa đi tùy ý.

4.9. Thêm mới và cập nhật mục lục

Để có thể sử dụng được tính năng này, người dùng cần tạo sẵn bảng mục lục cùng với các Headings chính trong văn bản trên Docs. Chọn vào mục Normal text bạn sẽ thấy có hàng loạt các tùy chọn hiện ra bên dưới và dùng chúng theo mục đích của mình.

4.10. Tìm kiếm online

Trong giao diện của Docs, người dùng có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng với tính năng tìm kiếm online. Nếu muốn tìm cách giải thích hay kiếm một khái niệm nào đó cho một cụm từ trong văn bản bạn hãy làm theo cách sau: bôi đen từ đó > nhấn chuột phải chọn Định nghĩa hoặc Khám phá để tra cứu ngay trên ứng dụng này.

5. Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs chi tiết và đơn giản nhất

Dưới đây là tổng hợp các hướng dẫn cách sử dụng Google Docs chi tiết, đơn giản và dễ hiểu nhất mà bạn không nên bỏ qua.

5.1. Cách truy cập vào Google Docs

Hướng dẫn cách truy cập vào Google Docs

Bước 1: Trước tiên, bạn cần có tài khoản Google hoặc phải tạo Tài khoản Google trước.

Bước 2: Vào Google Drive của bạn tại đây > chọn vào mục Menu > chọn Tài liệu.

Bước 3: Để tạo tài liệu mới, bạn chọn Trống > để đổi tên tài liệu hãy chọn vào góc trái trên cùng > nhập tên tài liệu và nhấn ra ngoài.

Sau đó, bạn chỉ cần soạn thảo văn bản ngay trên này và Docs sẽ tự động lưu lại tại Drive cá nhân.

5.2. Cách thêm mới file từ máy tính lên Google Docs

Cách thêm mới file từ máy tính lên Google Docs

Bước 1: Truy cập vào Google Drive của mình > chọn Drive của tôi.

Bước 2: Tại giao diện này > chọn Tải tệp lên, chọn vào tệp mà mình muốn tải > nhấn Open là xong.

5.3. Cách chia sẻ tài liệu của mình cho người khác

Để chia sẻ tài liệu của mình với người khác, bạn chọn vào Chia sẻ > sau đó nhập email hoặc copy link chia sẻ gửi tới người mà bạn muốn chia sẻ, đồng thời chỉnh sửa các quyền để họ có thể truy cập hay chỉnh sửa dễ dàng hơn.

5.4. Cách tải tài liệu Google Docs về máy

Cách tải tài liệu Google Docs về máy

Mở Tài liệu mà bạn muốn tải về > chọn Tệp > nhấn Tải xuống, sau đó chọn vào các định dạng mà mình muốn tải là xong.

6. Các lưu ý khi sử dụng Google Docs

Google Docs có rất nhiều các tính năng hữu ích, tuy vậy chúng vẫn còn tồn tại một số lưu ý mà bạn cần để tâm:

• Để tránh việc mất dữ liệu trong quá trình nhập nội dung trên ứng dụng này, người dùng nên bật tính năng cho phép chỉnh sửa khi bị ngắt kết nối mạng.
• Đồng thời để hạn chế việc tài liệu bị chỉnh sửa bởi người khác, bạn nên cài đặt quyền chỉnh sửa.
• Văn bản trên đây khi tải về máy có thể gặp một vài lỗi về trình bày hay định dạng, vì vậy bạn nên kiểm tra kỹ trước khi download.

7. Tổng kết

Google Docs là gì? Có tính năng nào? Cách sử dụng chi tiết ra sao? Đã được chúng mình giải đáp chi tiết tất tần tật ở bài viết trên. Hi vọng nội dung có trong này sẽ giúp bạn biết thêm về những tính năng hữu ích của ứng dụng này.

Theo dõi Dchannel của Di Động Việt liên tục để được cập nhật những thông tin về công nghệ hay các bài kiến thức hay.

Với triết lý - mục tiêu - văn hoá - động lực - lời hứa CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI, Di Động Việt hứa hẹn sẽ mang tới cho khách hàng của mình những trải nghiệm vượt trội hơn cả mong đợi.

Xem thêm:

• Mạng xã hội Twitter là gì? Hướng dẫn cách tạo tài khoản và sử dụng từ A đến Z
• DoS và DDoS là gì? Hướng dẫn cách phát hiện và ngăn cản tấn công từ chối dịch vụ
• SMS là gì? Toàn bộ các thứ có thể mọi người chưa biết về tin nhắn SMS
• Attn là gì? Các bí kíp hay ho để dùng Attn trong viết email cực chính xác

Di Động Việt