Phương pháp chỉnh sửa văn bản và định dạng tài liệu trên máy tính và điện thoại

Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, cho phép chỉnh sửa file Word trên máy tính, laptop và thậm chí là các thiết bị di động một cách dễ dàng, giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Hướng dẫn cách chỉnh sửa văn bản và định dạng tài liệu trên máy tính

Mặc dù sử dụng Word rất tiện lợi, nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng mọi tính năng của nó, đặc biệt là các phím tắt trên Word khi sử dụng trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Có nhiều sự khác biệt giữa phiên bản Word trên điện thoại và máy tính, chẳng hạn như các phím tắt khác nhau. Vì vậy, trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn cách chỉnh sửa Word và định dạng file Word với các cấu hình cơ bản nhất để bạn có thể tự chỉnh sửa Word không chỉ trên máy tính, laptop mà còn trên điện thoại.

Cách chỉnh sửa file Word và định dạng văn bản

1. Chỉnh sửa file Word trên máy tính, laptop

Để bắt đầu, bạn cần làm quen với việc chỉnh sửa Word trên máy tính, laptop với phiên bản Word 2013, 2016. Hai phiên bản này có giao diện tương tự nhau, hỗ trợ nhiều tính năng nhất hiện nay. Bạn có thể tải Word 2016 riêng lẻ hoặc tải phiên bản đầy đủ của Office 2016.

Bước 1: Sau khi mở file Word cần chỉnh sửa của bạn, bạn sẽ thấy giao diện gồm phần chỉnh font chữ - Font, các phần chỉnh liên quan đến căn chỉnh - Paragrapth hoặc một phần ngoài lề nữa là Styles khi cho phép thay đổi kiểu chữ trong Word.

Tại phần Font chữ bao gồm chỉnh các loại font (có thể thêm vào trong Windows) và chỉnh Size (kích cỡ) của chúng. Dưới đó là bộ 3 ký tự quen thuộc B - bold (in đậm), I - Italic (in nghiêng) và U - Underline (chữ gạch chân).

Word 2013 hay bản 2016 mang lại nhiều điểm mạnh như khả năng tô màu chữ, thay đổi kích thước chữ nhanh hơn. Ngoài ra, tính năng viết chữ theo số mũ toán học, hóa học cũng rất hữu ích.

Bước 2: Phần tiếp theo trong mục chỉnh sửa file Word là Paragraph, khi cho phép căn lề lại toàn bộ trong bài viết bao gồm căn lề trái, phải, giữa và đặc biệt là căn lề trong Word đều sang một bên với phím tắt Ctrl + J.

Bên cạnh đó, bạn còn có công cụ giãn dòng Line spacing với nhiều tùy chỉnh phù hợp, giúp điều chỉnh dòng văn bản theo ý muốn của bạn.

Không chỉ thế, bạn cũng có chức năng lùi dòng vào bên trái (Decrease Indent) hoặc lùi vào bên phải (Increase Indent) hỗ trợ cho việc soạn thảo văn bản báo cáo.

Đây là hai tính năng chính trong phần chỉnh sửa Word trên máy tính mà bạn nên biết. Dù không phức tạp nhưng đủ để bạn sử dụng cho công việc hàng ngày.

2. Chỉnh sửa file Word trên điện thoại Android, iPhone

Bước 1: Giao diện Word trên các phiên bản điện thoại Android, iPhone được tối ưu để hỗ trợ người sử dụng chỉnh sửa một cách thuận tiện nhất. Ngay khi khởi động ứng dụng này, bạn sẽ được trải nghiệm giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ tiếng Việt.

Lưu ý: Giao diện sử dụng Word trên cả Android và iPhone đều hoàn toàn giống nhau, vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn theo

Bước 2: Tiếp theo, chúng ta sẽ mở file Word có sẵn trong ứng dụng trên Android hoặc iPhone. Ngoài việc hỗ trợ mở trên thiết bị, chúng ta cũng có thể tìm kiếm trong thẻ SD hoặc các dịch vụ khác như Dropbox, One Drive.

Word phiên bản di động hỗ trợ tất cả các loại định dạng như Word phiên bản 2016 trên máy tính.

Bước 3: Khi mở file, chúng ta bắt đầu quá trình chỉnh sửa văn bản trong Word. Để thực hiện điều này, bạn có thể áp dụng một trong ba cách sau đây.

- Cách thứ nhất là bấm vào biểu tượng chữ A với hình dạng cây viết ở phía trên để chỉnh sửa văn bản trong Word.- Cách thứ hai là bấm vào từng từ trong văn bản, giao diện chỉnh sửa của Word sẽ hiển thị.- Cách thứ ba là bấm vào dãy công cụ chức năng ở dưới, sẽ hiển thị bảng Menu như hình ở phía bên phải.

Tại phần trang chủ, chúng ta có các chức năng cơ bản như Tô sáng (đánh dấu chữ) hoặc Màu phông để thay đổi màu sắc cho chữ viết.

Bước 4: Kéo xuống phía dưới, bạn sẽ thấy phần xóa định dạng. Phần này sẽ đưa văn bản trở về trạng thái ban đầu, trước khi có bất kỳ sự chỉnh sửa nào.

- Tiếp theo là định dạng kiểu chữ theo sở thích của bạn, có nghĩa là thay đổi font chữ cho văn bản. Hiện nay, Word trên điện thoại hỗ trợ nhiều loại font cơ bản bao gồm cả Unicode lẫn không có Unicode.- Ngay bên dưới đó là phần căn chỉnh nội dung trong bài viết với cách đánh số theo thứ tự gạch đầu dòng hoặc số đếm 1, 2, 3 và còn nhiều tùy chọn khác để bạn khám phá.

- Và kéo xuống phía dưới cùng là phần căn chỉnh lại toàn bộ đoạn văn bản giống như Word 2016 trên máy tính, với nhiều kiểu định dạng đoạn khác nhau cho bạn lựa chọn thử lại. Nếu không hài lòng, bạn có thể nhấn vào phím mũi tên lùi ở phía trên, đó là phím chức năng Undo.

Bước 5: Ngoài ra, khi nhấn vào phần trang chủ, sẽ hiển thị 6 phần cơ bản bao gồm Trang chủ, Chèn, Vẽ, Bố trí, Xem lại, và Xem.

- Trang chủ: Là phần cho phép chúng ta chỉnh sửa các thiết lập liên quan đến văn bản như đã nói ở trên.- Chèn: Phần này liên quan đến việc chèn bảng, hình ảnh hoặc các hình hộp trong Word.- Vẽ: Cho phép chúng ta tự do vẽ hình, tô màu như một công cụ vẽ thông thường.- Bố trí: Là phần quan trọng giúp chỉnh sửa lề, căn lề hay bố cục trong văn bản. Tuy nhiên, không nên thiết lập quá nhiều trong phần này vì việc xem trên điện thoại có thể khác so với xem trên máy tính.- Xem lại: Cho phép xem lại văn bản, kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Ngoài ra, tích hợp chế độ tra cứu thông minh để tìm kiếm chủ đề gợi ý, tuy nhiên tính năng này chưa hữu ích lắm với người dùng Việt Nam.- Xem: Phần xem trước văn bản theo bố cục in, di động hoặc độ rộng tùy chọn của trang.

Dưới đây là một số thông tin căn bản giúp bạn chỉnh sửa tập tin Word trên máy tính và các thiết bị di động chạy Android, iPhone. Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết với nhiều tính năng nâng cao và cụ thể hơn để giúp bạn làm cho văn bản của mình trở nên chuyên nghiệp hơn, không chỉ đối với tập tin Word trên máy tính mà còn trên các thiết bị di động.

Trong các báo cáo văn bản, việc tạo dòng kẻ ngang trong Word là rất quan trọng. Đối với những người đang chỉnh sửa tập tin Word trên máy tính, điều này thực sự cần thiết. Vậy tại sao bạn không tham khảo ngay hướng dẫn tạo dòng kẻ ngang trong Word của chúng tôi? Đó là một bài viết bạn không nên bỏ qua.

Ngoài ra, việc điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word giúp văn bản của bạn trở nên sáng sủa và chuyên nghiệp hơn. Nếu trong một bài tiểu luận hoặc đồ án, các chữ bị dính vào nhau hoặc các dòng không đều, thì nó sẽ trông rất không tốt đúng không? Với hướng dẫn về chỉnh khoảng cách chữ trong Word mà chúng tôi đã chia sẻ, hy vọng rằng việc chỉnh khoảng cách chữ trong tập tin Word của bạn sẽ làm cho văn bản trở nên chuyên nghiệp hơn và dễ đọc hơn.