Google Drive là gì? Cách dùng các tính năng miễn phí tiện lợi của Google Drive mà bạn chưa biết

Google Drive được biết đến là một trong những dịch vụ đám mây hàng đầu của Google. Đây không chỉ là một nơi lưu trữ tệp tin đơn thuần mà còn là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho công việc và sự sáng tạo của nhiều người dùng. Do vậy, khi nhắc đến dịch vụ này, đa số các tín đồ sẽ nghĩ ngay đến không gian lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, thực tế thì Google Drive còn sở hữu nhiều tính năng hữu ích mà nhiều người dùng không thể khám phá hết. Do đó, bài viết hôm nay, Hoàng Hà Mobile sẽ cùng bạn khám phá thêm về vấn đề Google Drive là gì và cách sử dụng những tính năng miễn phí, tiện lợi trên dịch vụ lưu trữ này thông qua các nội dung dưới đây.

Google Drive là gì?

Thật khó để có thể cung cấp một định nghĩa chính xác về dịch vụ Google Drive là gì? Bởi lẽ, đây là một trong những hệ thống sở hữu quá nhiều tính năng hữu ích nên hay được nhiều người dùng hiểu theo nhiều kiểu khác nhau. Do đó, nếu bạn chưa tìm ra định nghĩa phù hợp về dịch vụ này thì hãy tham khảo qua nội dung ngay sau đây.

Khái niệm cơ bản

Câu hỏi về Google Drive là gì? đang là một trong các từ khóa có lượt tìm kiếm nhiều nhất trên mạng xã hội. Bởi lẽ, đây là một dịch vụ quá phổ biến với những người dùng đang sử dụng mạng xã hội. Tuy nhiên, thực tế khi đề cập đến Google Drive là gì thù rất ít người dùng có thể đưa ra định nghĩa chính xác về loại dịch vụ này.

Song, bạn có thể hiểu rằng, Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây mạnh mẽ được cung cấp bởi Google. Dịch vụ này được ra mắt vào năm 2012 với mục đích cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu, chia sẻ tệp tin và phục vụ tối đa nhu cầu làm việc trực tuyến của bạn thông qua các công cụ hữu ích. Thậm chí, người dùng có thể truy cập vào dịch vụ này từ mọi thiết bị kết nối internet, từ máy tính đến điện thoại di động để quản lý và tiếp cận dữ liệu của mình mọi nơi, mọi lúc.

Ngoài việc đơn giản là một nơi lưu trữ, Google Drive tích hợp nhiều ứng dụng và tính năng khác nhau như Google Docs, Google Sheets, Google Slides và nhiều ứng dụng khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản, tạo bảng tính và làm việc nhóm một cách hiệu quả. Hơn nữa, dịch vụ này còn giúp người dùng tiết kiệm được không gian lưu trữ trên thiết bị cá nhân. Từ đó làm tối ưu hóa được sự tiện ích và hỗ trợ tuyệt đối cho các tác vụ trong quá trình làm việc hàng ngày của người dùng.

Cách thức hoạt động của Google Drive là gì?

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu hoạt động dựa trên công nghệ đám mây. Điểm độc đáo của dịch vụ này nằm ở khả năng tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng văn bản, bảng tính và trình diễn của Google. Từ đó giúp người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu mà không cần phải tải về máy tính. Cụ thể, quá trình lưu trữ trực tuyến cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Đồng thời cung cấp tính năng tìm kiếm thông minh để dễ dàng xác định và quản lý tệp tin.

Bên cạnh đó, một điểm đặc biệt khi tìm hiểu về Google Drive là gì không thể bỏ qua nữa đó là khả năng chia sẻ và cộng tác trực tuyến. Với dịch vụ này, người dùng có thể chia sẻ tệp tin và thư mục với đồng nghiệp hoặc bạn bè thông qua đường link hoặc qua email. Thậm chí, với công nghệ cộng tác trực tuyến có sẵn trên hệ thống của dịch vụ, bạn còn có thể hợp tác với nhiều người dùng khác làm việc cùng một lúc trên cùng một tài liệu để tăng cường hiệu suất làm việc và sự thuận tiện.

Ưu và nhược điểm của Google Drive là gì?

Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề ưu và nhược điểm của dịch vụ Google Drive là gì, hãy tham khảo qua bảng tổng hợp dưới đây.

Ưu điểm

Nhược điểm

• Google Drive là dịch vụ cung cấp miễn phí đến 15GB không gian lưu trữ cho người dùng.
• Dịch vụ này tích hợp chặt chẽ với nhiều công cụ như: Google Docs, Google Sheets và Google Slides.
• Hệ thống cung cấp khả năng chia sẻ tệp tin và cộng tác trực tuyến giữa mạnh mẽ giúp nhóm làm việc hiệu quả từ xa.
• Người dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm được các tệp dữ liệu cần dùng đến thông qua khả năng định vị tệp tin trên dịch vụ.
• Bạn có thể sử dụng dịch vụ này trên nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại đến máy tính.

• Dung lượng miễn phí 15GB có thể nhanh chóng bị đầy đủ. Đòi hỏi người dùng phải mua thêm dung lượng lưu trữ hoặc nâng cấp lên các gói trả phí.
• Google Drive đòi hỏi kết nối internet để truy cập và quản lý dữ liệu. Bởi lẽ, trong trường hợp không có kết nối internet, khả năng tương tác với một số tệp tin trực tuyến trên dịch vụ này sẽ bị giảm đi.
• Mặc dù có các tùy chọn bảo mật, nhưng một số người dùng có thể cảm thấy lo ngại về việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trên đám mây và chia sẻ thông tin cá nhân.

Các tính năng miễn phí trên Google Drive dành cho bạn

Sau khi tìm hiểu về Google Drive là gì, chắc hẳn bạn đang thắc mắc tại sao dịch vụ này lại được nhiều tín đồ sử dụng đến vậy phải không. Nếu quả đúng như vậy, hãy đến ngay với những tính năng miễn phí trên dịch vụ này thông qua gợi ý dưới đây để tìm ra đáp án cho thắc mắc này nhé.

• Sao lưu và lưu trữ dữ liệu: Người dùng chỉ cần đơn giản tải tệp dữ liệu lên Google Drive. Sau đó, bạn có thể truy cập hoặc tải xuống những tệp đã tải lên từ máy tính của mình bất cứ khi nào có nhu cầu dùng đến.

• Chia sẻ tài liệu: Tại Google Drive, việc chia sẻ tài liệu sẽ trở nên dễ dàng với những đường dẫn liên kết vô cùng hữu ích. Điều này giúp người dùng tiết kiệm được khá nhiều thời gian và dung lượng trong quá trình làm việc nhóm.
• Định dạng tệp đa dạng: Thực tế, người dùng có thể xem và lưu trữ các tệp tin dữ liệu cá nhân trên dịch vụ lữ của Google này thông qua nhiều định dạng khác nhau như: định dạng nén (RAR, ZIP, GZIP,…), định dạng ảnh (PNG, JPEG,…), định dạng âm thanh (MPEG, MP3,…) và một số định dạng phổ biến khác.

• Tích hợp các ứng dụng khác trên Google: Ngoài việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu, bạn có thể sử dụng dịch vụ Google Drive để hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong quá trình làm việc. Cụ thể, bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Sheets, Google Docs và Google Slide để nâng cao năng suất và đẩy nhanh tiến độ làm việc.

Cách sử dụng các tính năng miễn phí trên Google Drive bạn chưa biết

Như đã trình bày bên trên, Google Drive là một dịch vụ được tích hợp rất nhiều tính năng hữu ích để giúp người dùng hoàn thành các công việc được giao. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng các tính năng này, tốt nhất hãy nắm bắt được các thông tin về dịch vụ Google Drive là gì và theo dõi tiếp nội dung dưới đây.

Cách tạo tài khoản trên Google Drive

Bước 1: Người dùng tiến hành truy cập theo đường dẫn dưới đây để đến với cửa sổ đăng ký tài khoản dịch vụ Google Drive. Đường link: https://accounts.google.com/signup/v2/createaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp&theme=glif.

Bước 2: Ở bước này, bạn tiếp tục điền các thông tin cá nhân của mình theo yêu cầu của hệ thống. Sau đó, bạn nhấn chọn vào biểu tượng “Tiếp theo” để đến với bước 3.

Bước 3: Trong bước này, bạn cũng sẽ tiếp tục cung cấp thông tin cho hệ thống bằng cách nhập chính sát các yêu cầu. Sau đó, bạn cũng nhấn vào biểu tượng “Tiếp theo” được hiển thị trên màn hình để đến với bước cuối cùng.

Bước 4: Sau khi đã điền các thông tin mà hệ thống yêu cầu, bạn nhấn chọn mục “Tôi đồng ý” để hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản trong quá tình tìm hiểu về Google Drive là gì.

Lưu ý: Để chắc chắn người dùng đã đăng ký thành công dịch vụ của Google Drive thì bạn nên so sánh với hình minh họa bên dưới. Nếu đúng, bạn có thể sử dụng dịch vụ ngay mà không cần phải thực hiện thêm các bước nào nữa. Nếu sai, bạn có thể thực hiện lại bước 1 để đăng ký thành công tài khoản Google Drive.

Cách sử dụng các tính năng cơ bản trên dịch vụ Google Drive

Trong Google Drive là gì, các tính năng miễn phí trên dịch vụ này thường sẽ được triển khai qua hai thao tác cơ bản đó là tạo, tải và chia sẻ tệp dữ liệu. Bạn có thể nghiên cứu chi tiết hơn cách sử dụng các tính năng trên thông qua nội dung sau:

Cách tạo tệp dữ liệu mới trên Google Drive

Khi tìm hiểu về Google Drive là gì, bạn cũng có thể tiến hành thực hiện việc tạo tệp dữ liệu trên dịch vụ này thông qua các hướng dẫn cụ thể dưới đây.

Bước 1: Người dùng cần truy cập vào cửa sổ của dịch vụ Google Drive. Sau đó, bạn chọn biểu tượng hình dấu cộng hoặc ô có chứa biểu tượng “Mới” trên màn hình.

Bước 2: Tại đây, bạn có thể chọn các ứng dụng được tích hợp trên dịch vụ để tiếp tục trải nghiệm các tính năng miễn phí.

Cụ thể:

• Google Docs là một ứng dụng xử lý văn bản theo hình thức trực tuyến. Ứng dụng này mang đến trải nghiệm tương đương với công cụ Microsoft Word trên máy tính.
• Google Sheets là một công cụ tích hợp cho phép người dùng sử dụng bảng tính trực tuyến. Cụ thể, chúng cung cấp những tính năng tương tự như công cụ Microsoft Excel hiện nay.
• Google Slides là phần mềm trình chiếu ở dạng trực tuyến. Ứng dụng này giúp tạo ra các bài thuyết trình một cách thuận tiện, giống như công cụ Microsoft PowerPoint.

Cách tải tệp dữ liệu trên Google Drive

Ngoài cách tải tệp dữ liệu trên dịch vụ này, trong quá trình tìm hiểu về Google Drive là gì, chúng tôi cũng giới thiệu đến bạn các tải các tệp dữ liệu ấy thông qua các bước sau:

Bước 1: Trên giao diện chính của dịch vụ Google Drive, bạn cần xác định tệp cần tải xuống, nhấn chuột phải vào tệp đó và chọn tiếp mục “Tải xuống” như hình minh họa bên dưới.

Bước 2: Người dùng tiếp tục đổi tên cho tệp dữ liệu muốn tải xuống. Sau đó, bạn chọn vị trí để lưu trữ tệp tin trên máy tính và bấm vào mục “Save” để lưu thành công tệp dữ liệu này.

Cách chia sẻ tài liệu trên Google Drive

Cách chia sẻ tài liệu trên Google Drive là gì? Đây chắc có lẽ phần gợi ý đáng mong chờ nhất của bạn trong bài viết này phải không? Nếu đúng, hãy theo dõi ngay các bước thực hiện trong nội dung sau nhé!

Bước 1: Trên cửa sổ của dịch vụ Google Drive, bạn cần chọn tệp dữ liệu cần tải xuống, nhấn chuột phải vào chúng và chọn tiếp mục “Chia sẻ” như ảnh được chúng tôi minh họa ở dưới.

Bước 2: Trong trường hợp người dùng muốn chia sẻ tài liệu với một số người dùng khác, bạn hãy điền chính xác địa chỉ Gmail của đối tượng bạn muốn gửi tài liệu. Sau đó, bạn kiểm tra lại các ký tự của địa chỉ Gmail và nhấn nút “Xong” để hoàn thành thao tác.

Bước 3: Đây là bước phục vụ cho những người dùng có nhu cầu chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng cùng một lúc. Để hoàn tất được thao tác này, bạn cần thay đổi đối tượng người nhận từ mục “Bị hạn chế” sang mục “Bất kỳ ai cũng có thể xem được”. Sau đó, bạn tiếp tục sao chép đường link dẫn đến Drive và gửi đường link này đến với các người dùng khác.

Những lưu ý khi sử dụng các tính năng của dịch vụ Google Drive

Khi sử dụng các tính năng của và tìm hiểu hiểu về dịch vụ Google Drive là gì, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên xem xét như sau:

• Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập của người khác vào tệp và thư mục của bạn. Thậm chí, người dùng nên xác định rõ ràng rằng ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ dữ liệu trên tài khoản của mình.
• Bảo vệ tài khoản Google Drive của bạn bằng cách sử dụng mật khẩu mạnh và bật xác minh hai yếu tố nếu có thể, để tăng cường bảo mật.

• Trước khi chia sẻ tệp hoặc thư mục, đảm bảo rằng nó không chứa thông tin nhạy cảm và bạn đã kiểm tra và hiểu rõ về quyền truy cập.
• Thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu quan trọng từ Google Drive để đảm bảo rằng bạn có bản sao lưu trong trường hợp có sự cố hoặc mất mát dữ liệu.
• Lưu ý rằng một số tính năng của Google Drive có thể không hoạt động hoặc giữ được định dạng tệp cụ thể của bạn. Do đó, bạn cần đảm bảo việc kiểm tra định dạng được hỗ trợ trước khi tải tài liệu lên.

• Dung lượng lưu trữ miễn phí của Google Drive có giới hạn, vì vậy người dùng hãy lưu ý theo dõi không gian còn lại và xóa bớt dữ liệu không cần thiết để tối ưu hóa quá trình sử dụng dịch vụ lưu trữ này.
• Nếu người dùng sử dụng ứng dụng Google Drive trên điện thoại di động, bạn cần tối ưu hóa cài đặt để tiết kiệm dung lượng và tối ưu hiệu suất.

Lời kết

Những lưu ý khi sử dụng cũng là gợi ý cuối cùng mà Hoàng Hà Mobile muốn giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề Google Drive là gì. Ngoài ra, nếu bạn gặp bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề nào khi tìm hiểu và sử dụng các tính năng trên dịch vụ này, hãy để comment ngay dưới bài viết để nhận lại các phản hồi hữu ích từ chúng tôi nhé!

XEM THÊM

• Cách mua dung lượng Google Drive đơn giản nhất
• Google Drive “lặng lẽ” giới hạn số lượng tệp cho tất cả người dùng?
• Chặn người khác trên Google Drive: đáng lẽ Google nên làm từ lâu