4 cách tạo email cho doanh nghiệp miễn phí

Email tên miền là gì?

- Email tên miền có nghĩa là địa chỉ email mà sử dụng tên miền của một trang web hoặc công ty, tổ chức để tạo ra địa chỉ email. Ví dụ, nếu tên miền của trang web là "pavietnam.vn", thì một địa chỉ email tên miền có thể là "info@pavietnam.vn" hoặc "contact@pavietnam.vn".

Có thể thấy rõ điểm khác biệt chính của email tên miền với email cá nhân như:

- Email tên miền có phần mở rộng chứa tên miền của doanh nghiệp. Còn phần mở rộng của email cá nhân sẽ chứa tên miền của các nhà cung cấp như Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo,…

- Email tên miền sẽ bao gồm nhiều tính năng chuyên dụng cho các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp hơn email cá nhân như gửi mail không giới hạn, quản lý mail ra/vào, khả năng tùy biến cao dựa vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Email tên miền miễn phí có ưu nhược điểm gì?

Email tên miền miễn phí mang lại nhiều lợi ích hơn so với email cá nhân. Tuy nhiên, hệ thống email này cũng có những ưu - nhược điểm nhất định như:

Ưu điểm:

- Tiết kiệm ngân sách khi không cần mất phí đăng ký, cài đặt, nâng cấp hệ thống.

- Xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

- Hỗ trợ tăng độ nhận diện và định vị thương hiệu.

Nhược điểm:

- Bị hạn chế tính năng, doanh nghiệp cần nâng cấp lên bản trả phí để sử dụng đầy đủ tính năng.

- Server không ổn định và có thể xảy ra lỗi.

- Hạn chế dung lượng email, kích thước tệp, số lượng thiết bị đăng nhập.

- Thường xuyên nhận thư rác, thư spam, quảng cáo.

Khi nào nên sử dụng email theo tên miền miễn phí?

Để đảm bảo tốt trải nghiệm khi sử dụng, bạn chỉ nên sử dụng email theo tên miền miễn phí trong những trường hợp sau:

- Doanh nghiệp có quy mô nhỏ dưới 10 người hoặc nhu cầu sử dụng email thấp.

- Doanh nghiệp chỉ cần tài khoản email tên miền để đại diện, kết nối với khách hàng, đối tác.

- Doanh nghiệp không có nhu cầu cao về dung lượng lưu trữ, dung lượng tập tin đính kèm, số lượng email có thể gửi mỗi ngày,…

- Doanh nghiệp chỉ sử dụng email tên miền với nhu cầu gửi/nhận căn bản, không có nhu cầu sử dụng thêm nhiều công cụ nâng cao khác.

- Các giao dịch qua email không quá quan trọng.

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ đăng ký email tên miền miễn phí như: Google, Microsoft,… Chúng ta sẽ tìm hiểu qua cách tạo email doanh nghiệp miễn phí tại các nhà cung cấp này.

1. Tạo email cho doanh nghiệp với Google

Bạn có thể tạo email cho doanh nghiệp miễn phí trên Google bằng 2 phương pháp sau:

1. Sử dụng Google Workspace for Education:

Từ tháng 05/2022, Google chính thức ngừng cung cấp dịch vụ G Suite Legacy miễn phí cho các tổ chức, doanh nghiệp. Thay vào đó, người dùng sẽ phải chuyển sang sử dụng email tên miền trả phí trên nền tảng Google Workspace.

Tuy nhiên, Google khá ưu ái cho lĩnh vực giáo dục với chính sách Google Workspace for Education. Một bộ công cụ trên đám mây sẽ được cung cấp miễn phí cho các tổ chức giáo dục từ K-12 trở lên và các trường học tại nhà ở Mỹ. Quy trình đăng ký sẽ khá phức tạp, khắt khe và yêu cầu phải có giấy chứng nhận.

Các bước yêu cầu dịch vụ này bao gồm:

Bước 1: Gửi yêu cầu phê duyệt Google Workspace for Education và các giấy tờ cần thiết.

Bước 2: Xác minh rằng tên miền thuộc sở hữu của bạn.

Google sẽ tiến hành xem xét và phê duyệt yêu cầu trong 14 ngày làm việc. Nếu thành công, bạn sẽ được thêm những người dùng khác vào hệ thống email của mình và thiết lập thêm các tính năng nâng cao khác. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin tại đây.

Dùng thử dịch vụ email tên miền miễn phí của Google: Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ email tên miền miễn phí trên Google bằng cách đăng ký dùng thử tại đây. Cách này sẽ giúp bạn trải nghiệm và đánh giá sơ bộ về chất lượng của dịch vụ trước khi mua bản trả phí. P.A Vietnam cũng là một đối tác của Google cung cấp giải pháp Google Workspace: https://www.pavietnam.vn/vn/google-workspace.html

2. Tạo email cho doanh nghiệp với Microsoft 365

Tương tự Google, Microsoft cũng cung cấp gói dùng thử cho dịch vụ Microsoft 365 để bạn có thể trải nghiệm dịch vụ email doanh nghiệp của Microsoft trong vòng 1 tháng. Bạn có thể truy cập địa chỉ sau để đăng ký: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/try

3. Tạo email cho doanh nghiệp với Zoho Mail

Zoho hỗ trợ người dùng sử dụng 5 email theo tên miền hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên có nhiều giới hạn tính năng, dung lượng.

Bạn có thể tham khảo gói Forever Free Plan tại địa chỉ: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html

4. Tạo email cho doanh nghiệp với icewarp

IceWarp là một bộ phần mềm email và công cụ cộng tác hoàn chỉnh cho doanh nghiệp. Nó cung cấp các tính năng email, cộng tác, quản lý danh sách liên hệ, quản lý dự án, quản lý công việc, quản lý tài liệu, v.v... Với IceWarp, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc, tăng cường sự kết nối và an toàn thông tin, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt cho nhân viên và đối tác kinh doanh. IceWarp hỗ trợ sử dụng sử dụng 3 tháng miễn phí, bạn có thể tham khảo đăng ký tại đây

Tại sao nên sử dụng email tên miền trả phí?

Email tên miễn miễn phí tuy sở hữu một số ưu điểm nổi trội nhưng đồng thời cũng tồn tại nhiều điểm bất cập và hạn chế về dung lượng, thời gian sử dụng, tính năng,… Vì vậy, nếu muốn sử dụng một dịch vụ email tên miền với chất lượng cao thì bạn nên đăng ký dịch vụ email tên miền trả phí từ các nhà cung cấp.

Một số lý do chính mà bạn nên sử dụng dịch vụ này ngay từ bây giờ là:

- Được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp: Đối với các dịch vụ miễn phí, người dùng hầu như phải tự giải quyết các vấn đề, thắc mắc trong quá trình sử dụng. Trong khi đó, nếu sử dụng dịch vụ email tên miền trả phí, khi gặp bất cứ thắc mắc nào hoặc có sự cố xảy ra thì người dùng có thể liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ giải đáp, xử lý.

- Đầy đủ tính năng: Email tên miền miễn phí thường chỉ cung cấp tính năng cơ bản như gửi - nhận với dung lượng email hạn chế. Email tên miền trả phí không gặp phải tình trạng này và sở hữu nhiều tính năng nâng cao như gửi mail số lượng lớn, lập lịch gửi mail, thu hồi mail, quản lý mail ra/vào ...

- Hoạt động ổn định: Email tên miền miễn phí thường được đặt trong một server chung nên dễ xảy ra tình trạng không ổn định. Trong khi đó email trả phí sẽ được nhà cung cấp đặt trên một server riêng nên hoạt động rất ổn định, nhanh chóng.

Nên lựa chọn dịch vụ email tên miền của nhà cung cấp nào?

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệp. Điều này khiến người dùng không khỏi băn khoăn khi không biết đâu là địa chỉ uy tín, chất lượng. Nếu bạn cũng đang gặp phải tình trạng này thì dịch vụ Email Server của P.A Việt Nam chính là giải pháp tối ưu nhất dành cho bạn. P.A Việt Nam là nhà cung cấp dịch vụ Hosting, VPS, Email Hosting,… được nhiều khách hàng tin dùng nhất trên thị trường hiện nay với hơn 22 năm kinh nghiệm.

Khi sử dụng dịch vụ Email Server tại P.A Việt Nam để tạo email cho doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Hệ thống Email chuyên biệt chỉ dành riêng cho Email

• Trang bị đầy đủ giao thức gửi/nhận mail theo SSL.

• Hỗ trợ xác minh người dùng với chữ ký số Email.

• Có thể tùy biến các thông số và chức năng cho từng User.

• Hệ thống giao diện quản trị (control panel) đơn giản, dễ sử dụng.

• Kiểm tra và quản lý nội dung Email Ra-Vào của từng nhân viên.

• Vì sử dụng dãy IP riêng trong sạch hạn chế hầu hết được việc vô cớ bị vào blacklist.

• Tích hợp miễn phí giải pháp EAP chống spam mail, virus cực với hiệu quả cực tốt.

• Hỗ trợ tính năng CatchAll để cài đặt Email Offline.

• Có thể dùng Email trên đa nền tảng như Webmail, Outlook, Gmail , Di động…

• Hỗ trợ nhiều Skin (giao diện) WebMail quen thuộc như Gmail, Outlook, iCloud, …. ngôn ngữ tiếng Việt

• Lập lịch gửi mail, thu hồi mail đã gửi

• Hỗ trợ lịch, danh bạ, Activesync, chứng thực 2 lớp (2FA)

• Tự quản lý cá nhân hóa, phân cấp quản trị

• Chủ động theo dõi Log SMTP, add blacklist/Whitelist, điều chỉnh bộ lọc spam

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp

Email Server Pro

Email Server Pro 247

Email Server Riêng

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server