Cách trình bày một email chuyên nghiệp trong công việc

Giao tiếp thông qua email là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các vị trí công việc thuộc mọi cấp bậc hiện nay. Vì vậy, phần kỹ năng nghề nghiệp không thể thiếu cách trình bày một email chuyên nghiệp trong công việc. Bạn không cần lo lắng hoặc tìm kiếm ở đâu xa, ngay trong bài viết này, TalentBold sẽ chia sẻ cùng bạn tất cả những kinh nghiệm quan trọng trong kỹ năng này. MỤC LỤC 1. Vì sao cần trình bày email chuyên nghiệp 2. Chia sẻ cách trình bày một email chuyên nghiệp trong công việc 2.1. Nội dung email chuyên nghiệp 2.2. Hình thức email chuyên nghiệp trong công việc 3. Mẫu email chuyên nghiệp trong công việc điển hình Xem thêm >>>> Tìm việc làm tất cả các ngành nghề tại HRchannels

1. Vì sao cần trình bày email chuyên nghiệp

Người đọc email không nhìn thấy cử chỉ, hành động, không nghe giọng điệu của bạn, họ sẽ cảm nhận thái độ, tính cách, kinh nghiệm làm việc của bạn hoàn toàn thông qua câu chữ và văn phong.

Vì vậy, việc soạn và gửi một email thiếu chuyên nghiệp có thể khiến người đọc cảm thấy:

- Không được tôn trọng

- Nội dung quá lủng củng, thiếu chuyên nghiệp

- Câu từ dễ hiểu sai ý, gây thiệt hại cho phía đối tác…

Và hậu quả là sự hợp tác không thành công, gây tổn thất lớn cho tổ chức, mà trách nhiệm có thể bị quy về phía người soạn và gửi email. Tham khảo >>> Tạo CV ấn tượng thuyết phục nhà tuyển dụng

2. Chia sẻ cách trình bày một email chuyên nghiệp trong công việc

Những nội dung TalentBold sắp trình bày sau đây chính là những kinh nghiệm đã được đúc kết bằng chính thực tế gửi email của rất nhiều nhân sự tại các tổ chức, doanh nghiệp trong cả nước:

2.1. Nội dung email chuyên nghiệp

Một email cần điền đầy đủ những nội dung chính sau:

- To : Địa chỉ email người nhận chính

- CC : Địa chỉ email người liên quan khác cùng nhận mail

- BCC : Địa chỉ email của người cùng nhận mail, nhưng người gửi không muốn những người khác biết email của người này

- Subject : Tiêu đề mail cần súc tích nội dung email trong tối đa 10 chữ

>>>> Xem thêm: 10 điều bắt buộc cần biết để viết một email chuyên nghiệp

- Thân email :

+ Lời chào : Kính gửi …, Kính chào… , Thân chào…, Chào Anh/Chị/Bạn… sẽ được linh hoạt sử dụng tùy thuộc vào độ tuổi, chức vụ, mức độ thân thiết giữa người gửi và người nhận mail. Nếu bạn không biết rõ thông tin về người nhận thì an toàn nhất vẫn là Kính gửi : Anh/ Chị …

+ Nội dung chính của công việc : Người gửi nên trình bày ngắn gọn đi thẳng vào trọng tâm công việc. Vì mỗi ngày, người đọc nhận rất nhiều email, nếu muốn họ hồi âm nhanh, thì nội dung phải rõ ràng, súc tích và nhấn mạnh những chi tiết quan trọng.

+ Lời kết mail : Đưa ra những gợi ý mở về việc liên lạc, trao đổi thêm công việc bằng buổi gặp trực tiếp, hoặc lời cám ơn vì đã quan tâm đến email của bạn.

+ Chữ ký của người gửi : với đầy đủ họ tên và thông tin liên lạc (tên công ty, địa chỉ công ty, chức vụ, phòng ban, số điện thoại bàn, số điện thoại di động, zalo…) như vậy mới thể hiện sự trịnh trọng, chuyên nghiệp

Đừng bỏ lỡ >>> Hướng dẫn viết Tiêu đề mail ứng tuyển ấn tượng

2.2. Hình thức email chuyên nghiệp trong công việc

Phần đuôi email nên gắn kết với tên công ty hơn là một địa chỉ @gmail.com bình thường, vì công việc cần sự tin tưởng về chủ thể hợp tác, trong khi gmail lại tạo ra quá đơn giản và phổ biến, thiếu nét đặc thù.

- Chiều dài mail : tối đa ½ trang A4, ngắn gọn và tập trung vào những vấn đế liên quan.

- Kiểu chữ : với người Việt VNI-Times hoặc Times New Romance được khuyến khích sử dụng, hạn chế dùng những chữ kiểu, hoa hòe sẽ gây khó đọc.

- Màu sắc : tô đậm, in nghiêng hoặc tô màu những nội dung chính như số liệu phân tích, tài chính, thời gian… cũng là cách giúp người đọc thuận lợi nắm bắt thông tin quan trọng. Tuy nhiên, chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu cho nhu cầu này.

- Biểu tượng cảm xúc : đối với email công việc chuyên nghiệp, liên quan đến sự trịnh trọng và pháp lý, người gửi không nên sử dụng biểu tượng cảm xúc.

- Lỗi chính tả : Dù là email tiếng Việt hay bất cứ ngoại ngữ nào khác thì việc sai lỗi chính tả là điều tối kỵ. Vì nội dung email rất ngắn, người soạn có thời gian kiểm tra nhiều lần trước khi gửi đi nên những đối tác quan trọng sẽ không hài lòng nếu email sai lỗi chính tả quá nhiều.

- Chữ ký người gửi : Phần chữ ký cho phép cài xuất hiện mặc định khi bạn soạn, hồi âm hoặc chuyển tiếp email. Vì vậy, tự thiết kế một chữ ký chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin liên lạc của công ty và của chính người gửi sẽ giúp nâng cao độ tin tưởng của đối tác với doanh nghiệp của bạn.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Xin nghỉ việc thì viết email như thế nào cho khéo léo và tinh tế?

3. Mẫu email chuyên nghiệp trong công việc điển hình

Đây là một ví dụ về mẫu email chuẩn, chuyên nghiệp và có tính thuyết phục cao

To: quynhgiao.nguyen@xyzcorp.com

Cc: staffexportimport@abccorp.com

Bcc: directorboard@abccorp.com

Subject : Xác nhận thời gian ký kết hợp đồng chính thức - quý II/2021

Kính gửi : Chị Quỳnh Giao - Trưởng phòng xuất nhập khẩu công ty XYZ

Tôi tên là Trương Minh Nhật - trợ lý trưởng phòng xuất nhập khẩu công ty ABC.

Tại cuộc họp dira vào ngày 11/03/2021, đại diện hai bên công ty đã trao đổi và thống nhất các nội dung về điều khoản hợp đồng cung cấp nguyên phụ liệu cho công ty XYZ vào quý II .

Hôm nay, tôi gửi email này để xác nhận lại lần nữa thời gian ký kết hợp đồng chính thức vào 10h00 sáng ngày thứ sáu tuần này 16/03/2021 như đã thống nhất.

Mong chị vui lòng kiểm tra lại lịch trình và hồi âm email này để chúng tôi thuận lợi sắp xếp nhân lực và hồ sơ sang ký kết hợp đồng theo đúng lịch trình trên.

Thay mặt công ty, tôi chân thành cảm ơn sự hợp tác quý báu từ phía công ty XYZ và chị Quỳnh Giao.

Kính chúc tập thể công ty XYZ nhiều sức khỏe và công tác tốt.

Trân trọng!

Mr. Trương Minh Nhật

Công ty TNHH ABC

Địa chỉ : … đường …, phường… , quận …., TP.HCM

Chức vụ : Trợ lý trưởng phòng xuất nhập khẩu

Điện thoại : (028) …. - Ext : …

Di động : 090…

Email : hamlet.truong@abccorp.com >>> Tổng hợp mẫu mail ứng viên gửi cho nhà tuyển dụng

Cách trình bày một email chuyên nghiệp trong công việc trước hết cần chú ý đến hình thức, tiếp đến mới là phần nội dung và văn phong. Những gì TalentBold chú trọng đề cập trên đây đều là những điểm mấu chốt quyết định chất lượng, thành bại của công việc thông qua email gửi đi. Nắm bắt và áp dụng triệt để, bạn sẽ không còn lo lắng về hiệu quả gửi email công việc của mình nữa. Chúc bạn luôn thành công trên bước đường sự nghiệp !

- Chi tiết liên hệ: Talentbold - We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: sales@talentbold.com Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam