Chuyên Viên Đối Ngoại - Mô tả công việc, Kỹ năng, Mức lương

Chuyên viên đối ngoại là một trong những vị trí ngoại giao quốc tế được rất nhiều bạn ứng viên quan tâm. Với vị thế quan trọng trong hoạt động chính trị, nhu cầu tuyển dụng chuyên viên đối ngoại luôn rộng mở, lương thưởng phúc lợi cao nhưng yêu cầu tuyển dụng cũng rất khắt khe. Để hiểu rõ hơn vị trí công việc của chuyên viên đối ngoại, mời bạn theo dõi bài viết hôm nay của Ms. Uptalent. MỤC LỤC: 1. Chuyên viên đối ngoại là ai? 2. Mô tả công việc của chuyên viên đối ngoại 3. 5 Kỹ năng quan trọng của chuyên viên đối ngoại 4. Mức lương chuyên viên đối ngoại 5. Học gì để trở thành chuyên viên đối ngoại? Xem thêm >>>> Tìm việc làm Marketing lương cao tại HRchannels

1. Chuyên viên đối ngoại là ai?

Chuyên viên đối ngoại - còn gọi là chuyên viên ngoại giao - là người đại diện cho đất nước, doanh nghiệp, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến đàm phán, trao đổi, thương thuyết với các đối tác trong và ngoài nước.

Những thông tin thể hiện ý chí của đất nước, doanh nghiệp, tổ chức sau khi được bàn bạc kỹ lưỡng sẽ được giao đến chuyên viên đối ngoại. Các chuyên viên này có trách nhiệm phát ngôn trước đối tác. Và những phát ngôn đó được xem là phát ngôn chính thức, đại diện cho quyết định của cả tập thể. Do đó, mọi lời nói, cử chỉ, hành động của chuyên viên đối ngoại đều phải chuẩn mực và chuẩn xác.

2. Mô tả công việc của chuyên viên đối ngoại

Chuyên viên đối ngoại là nhân sự trực thuộc phòng đối ngoại, phụ trách triển khai những công việc cụ thể:

2.1. Triển khai các hoạt động đối ngoại

• Thiết lập, duy trì quan hệ đối ngoại với các đối tác/ khách hàng

• Nghiên cứu tính chất và các tiêu chuẩn mà hoạt động đối ngoại cần đáp ứng

• Lập kế hoạch triển khai kế hoạch phát ngôn trước truyền thông đại chúng

• Điều phối nhân lực, triển khai kế hoạch đã duyệt theo đúng lịch trình và tiêu chuẩn đặt ra.

• Trực tiếp phát ngôn nội dung đối ngoại, đảm bảo sự chuẩn xác trong từng câu chữ, cử chỉ.

• Phối hợp cùng các phòng ban chuyên môn phản hồi những ý kiến đóng góp từ người nghe.

• Kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tổ chức và hậu cần trong từng dự án đối ngoại

• Đại diện tổ chức ký kết hợp đồng, thỏa ước, văn kiện…với đối tác

Tham khảo >>>> Chức năng, nhiệm vụ phòng đối ngoại

2.2. Đại diện hình ảnh của tổ chức

• Thể hiện tác phong đĩnh đạc, chuẩn mực trong mọi giao tiếp với đối tác/ khách hàng

• Tuân thủ mọi quy định về văn hóa đối ngoại theo tiêu chuẩn tổ chức hoặc tiêu chuẩn quốc tế, ví dụ đồng phục, cách xưng hô, cử chỉ tiếp đón…

• Ý thức cao tác động hình ảnh của bản thân đến uy tín, hình ảnh của đất nước, doanh nghiệp

• Kiểm soát chặt chẽ hiệu quả làm việc của nhân viên đối ngoại dưới quyền

2.3. Quản lý thủ tục, hồ sơ đối ngoại

• Tổng hợp số liệu, thông tin liên quan đến vấn đề đối ngoại

• Phân tích các vấn đề cốt lõi trong dự án đối ngoại dựa trên dữ liệu có được.

• Lưu trữ, bảo mật hồ sơ đối ngoại theo tiêu chuẩn của tổ chức

• Phân quyền cho nhân viên cấp dưới truy cập thông tin theo phạm vi quyền hạn và trách nhiệm công việc

2.4. Mở rộng mối quan hệ đối ngoại

• Gặp gỡ, giao lưu với khách hàng/ đối tác trước và sau khi kết thúc phát ngôn

• Chủ động tư vấn, giải đáp những thắc mắc của đối tác/ khách hàng trong phạm vi quyền hạn và năng lực

• Liên kết khách hàng/ đối tác đến các phòng ban chuyên môn để nhận những thông tin sâu hơn về vấn đề họ quan tâm.

• Chăm sóc khách hàng/ đối tác thường niên vào những dịp đặc biệt như quốc khách, Lễ Tết, sinh nhật doanh nghiệp…

• Tìm kiếm nguồn khách hàng/ đối tác tiềm năng thông qua các mối quan hệ nội bộ ngành.

2.5. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình đối ngoại

• Tham mưu cho ban lãnh đạo các định hướng đối ngoại phù hợp trong các cuộc họp lên kế hoạch hoặc xử lý vấn đề.

• Bình tĩnh tiếp nhận phản hồi sau phát ngôn, tự tin trả lời hoặc hẹn thời gian trả lời thỏa đáng đến người nghe

• Trực tiếp đàm phán, thương lượng các điều khoản đối ngoại dựa trên tinh thần thống nhất mà tổ chức đã xác định.

• Kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình triển khai hoạt động đối ngoại, tiếp đón quan khách

• Xây dựng phương án đối ngoại dự phòng dựa trên những phân tích có cơ sở số liệu hoặc dựa trên kinh nghiệm thực tế.

3. Kỹ năng quan trọng dành cho chuyên viên đối ngoại

Vai trò của chuyên viên đối ngoại có tác động mạnh mẽ đến cấp độ vĩ mô của cả một quốc gia (hòa bình, chiến tranh, hợp tác kinh tế…) , của toàn doanh nghiệp, tổ chức (định hướng phát triển, uy tín thương hiệu…). Chính vì vậy, trước khi muốn trở thành một chuyên viên ngoại giao, chúng ta cần trau dồi tốt những kỹ năng sau:

3.1. Kỹ năng phát ngôn đĩnh đạc

Chuyên viên đối ngoại không được nói ngọng, nói lắp, nói giọng địa phương quá khác biệt, có như vậy, mọi thông tin mới được truyền đạt với âm sắc chuẩn nhất, tạo thuận lợi cho mọi người lắng nghe và ghi nhận. Bên cạnh đó, ngữ điệu và âm vực phải đĩnh đạc, không được xuất hiện sự rụt rè, phân vân, bởi lẽ, những thông tin chuyên viên ngoại giao phát ngôn là chính thống, nếu người đại diện phát ngôn còn không chắc chắn thì làm sao thuyết phục người nghe tin tưởng. Có thể bạn quan tâm >>>>> Mô tả nhiệm vụ, chức năng, trách nhiệm của Giám đốc đối ngoại

3.2. Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống linh hoạt

Dù là phát ngôn chính trị hay phát ngôn thương mại, kinh doanh thì vẫn sẽ có những thắc mắc nơi người nghe. Họ sẽ đặt câu hỏi, bản thân chuyên viên đối ngoại đều có sự chuẩn bị riêng với những tình huống giả định, tuy nhiên, tình huống thực tế luôn phong phú, đa dạng hơn rất nhiều. Do đó, một kỹ năng giao tiếp giỏi với năng lực xử lý tình huống linh hoạt sẽ hỗ trợ rất lớn cho công việc chuyên viên ngoại giao.

3.3. Khả năng duy trì trạng thái bình tĩnh

Những phát ngôn chính thức không hẳn lúc nào cũng nhận được sự đồng tình. Là người trực tiếp truyền tải thông tin đến người nghe, những hỷ nộ ái ố của người nghe, chuyên viên đối ngoại là người gánh chịu trực tiếp nhất. Phản hồi tiêu cực sẽ khiến bản thân rất khó chịu, nhưng chuyên viên phải nỗ lực duy trì trạng thái tâm lý bình tĩnh trong mọi tình huống. Vì chỉ khi bình tĩnh, chúng ta mới có thể nghĩ ra những đối sách phù hợp để ứng phó tạm thời, giảm tác động tiêu cực cho tổ chức và cho cả bản thân chuyên viên ngoại giao.

3.4. Kỹ năng nghiên cứu, tổng hợp thông tin

Nội dung vấn đề, nội dung đối ngoại đã được thống nhất, nhưng với sự biến động không ngừng của những tình huống đối ngoại, bản thân chuyên viên ngoại giao phải luôn có sự chuẩn bị dự phòng cho mình.

Muốn dự phòng tốt cần có thông tin chuyên sâu, muốn có thông tin chuyên sâu cần có năng lực nghiên cứu và tổng hợp thông tin đa chiều liên quan đến vấn đề cần phát ngôn. Ngày nay, nhờ sự kết nối internet toàn cầu và các ứng dụng phân tích thông tin chuyên nghiệp, hiệu quả chuẩn bị dành cho chuyên viên đối ngoại được cải thiện đáng kể.

3.5. Kỹ năng phân tích vấn đề giỏi

Hầu hết mọi phương án đối ngoại khi bàn bạc đều có sự tham gia của chuyên viên đối ngoại sẽ trực tiếp phát ngôn, do đó, bản thân chuyên viên phải hiểu rõ vấn đề và tầm quan trọng của vấn đề. Từ đó, có những phân tích của riêng mình để cùng hướng đến nội dung tốt nhất, chứ không thể nhất nhất tuân theo ý của những thành viên khác.

Vì khi đã phát ngôn ra, nếu người nghe đồng thuận thì không sao, nhưng nếu có gì chưa phù hợp thì mặc dù là ý thống nhất của tập thể lãnh đạo nhưng trách nhiệm có thể chỉ đổ lên chuyên viên đối ngoại như một cách chống chế, xoa dịu dư luận. Với khả năng phân tích nhanh và sâu, chuyên viên ngoại giao sẽ hạn chế được rủi ro này.

4. Mức lương chuyên viên đối ngoại

Trọng trách lớn, nhiệm vụ quan trọng, kỹ năng đa dạng là những yếu tố luôn hiện hữu trong quá trình làm việc của một chuyên viên ngoại giao. Do đó, mức lương của chuyên viên đối ngoại luôn thuộc “top” đầu. Tùy theo kinh nghiệm và loại hình tổ chức mà chuyên viên đối ngoại đang làm việc mà mức lương sẽ dao động trong khoảng:

• Kinh nghiệm 01 năm: 9 - 12 triệu đồng/tháng

• Kinh nghiệm 02 - 03 năm: 13,3 - 17,5 triệu đồng/tháng

• Kinh nghiệm trên 5 năm: 18 - 23 triệu đồng/ tháng

Những phát ngôn có tầm quan trọng lớn như phát ngôn đối ngoại chính trị, phát ngôn đối ngoại giải quyết khủng hoảng truyền thông cho tổ chức… Chuyên viên đảm nhận đối ngoại các mảng quan trọng này, mức lương có thể lên đến 34,5 triệu đồng/ tháng hoặc hơn.

Ngoài lương cứng, tùy theo giá trị mà dự án đối ngoại mang lại, doanh nghiệp, tổ chức sẽ trả thêm những khoản thưởng hoặc phụ cấp trách nhiệm cho chuyên viên đối ngoại hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc.

5. Học gì để trở thành chuyên viên đối ngoại

Kiến thức và môi trường rèn luyện kỹ năng luôn là tiêu chuẩn giúp chuyên viên đối ngoại tăng lợi thế cạnh tranh khi ứng tuyển. Dưới đây là những ngành học được xem là “lò đào tạo” những chuyên viên đối ngoại hàng đầu:

• Học viện ngoại giao

• Học viện báo chí và tuyên truyền

• Quan hệ quốc tế

• Quan hệ công chúng

• Truyền thông đa phương tiện

• Kinh tế đối ngoại

• Kinh doanh quốc tế…

Chuyên viên đối ngoại chính là đại diện hình ảnh và đại diện phát ngôn cho một tập thể lớn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống rất nhiều người. Chính nhờ vị thế này mà cơ hội việc làm chuyên viên đối ngoại có sức hút ứng viên mạnh mẽ. Thông qua bài viết Ms. Uptalent vừa đề cập, những thông tin từ nhiệm vụ đến kỹ năng, cũng như môi trường học tập hiệu quả nhất đều đã được chia sẻ. giúp chúng ta sớm định hướng chuẩn xác cho kế hoạch chinh phục vị trí tiềm năng này.

-

HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080 Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet