62 cụm từ tiếng anh thông dụng khi viết Email này giúp bạn đi làm có thể giao tiếp tốt hơn với các đồng nghiệp, khách hàng, đối tác ... đồng thời xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt của họ.
62 cụm từ này đã được chia thành 10 phân loại để bạn có thể dễ dàng tập sử dụng để tạo thành một email hoàn chỉnh nhất, từ phần giới thiệu, chào hỏi, đến phần nội dung và kết thư.
Bạn sẽ tìm thấy cả những cụm từ trang trọng và không trang trọng vì việc viết email phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng và vấn đề mà bạn đang muốn trao đổi.
62 cụm từ tiếng anh thông dụng khi viết Email
Việc hình thành và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh là một điều thiết yếu. Ở thời điểm hiện tại, hầu hết tất cả những người đi làm đều kết nối với nhau thông qua email, nên kỹ năng giao tiếp qua email là một trong các kỹ năng cơ bản đối với những ứng viên đang tìm việc.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một email đúng cách?
Lời chào qua email của bạn quan trọng hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ. Mọi người đánh giá cao khi bạn gọi họ bằng tên vì điều đó cho thấy rằng bạn đang nói chuyện trực tiếp với họ. Khi bạn chỉ sử dụng một lời chào chung chung, họ có thể hiểu rằng bạn đang gửi email cho họ cùng với 100 người khác. Vì vậy, dưới đây là một số cách mà bạn có thể dùng để gây ấn tượng với người nhận khi bắt đầu một email:
- Dear [name]: Cách chào này phù hợp với những email mang tính trang trọng trang trọng. Sử dụng nó khi bạn xưng hô với một người mà bạn cực kỳ tôn trọng.
- Hi [name]: Cách này rất đơn giản, thân thiện và trực tiếp nhưng cũng khá thân mật. Hãy sử dụng nó một cách cẩn thận.
- Greetings: Sử dụng nó khi bạn không biết tên của người nhận.
- Hi (everyone/ guys): Đây là khi bạn đang gửi email mang tính không trang trọng cho một nhóm người.
Bây giờ bạn đã biết cách chào đúng cách, hãy chuyển sang phần tiếp theo của email.
1. “I hope you…”
Một email bắt đầu bằng những lời chúc tốt đẹp luôn là một cách tuyệt vời để thể hiện sự thân thiện và lịch sự. Hãy nhớ rằng giao tiếp là một kỹ năng rất quan trọng trong giới kinh doanh và bạn không nhất thiết phải tỏ ra trang trọng hay cứng nhắc mọi lúc. Tuy nhiên, hãy luôn cố gắng thể hiện sự tôn trọng và suy nghĩ cẩn thận trước khi giao tiếp với những người xung quanh. Dưới đây là một số cụm từ / mẫu câu phổ biến mà bạn có thể chọn để sử dụng cho phần mở đầu email một cách phù hợp nhất.
- I hope you are well/all is well (Hy vọng bạn vẫn khỏe): Câu nói này thể hiện sự quan tâm vừa phải đối với người nhận. Nó thể hiện được sự tôn trọng và là một mẫu câu an toàn để bắt đầu email một cách thân thiện.
- I hope you had a great weekend/week/day (Tôi hy vọng bạn đã có một ngày cuối tuần / một tuần / một ngày tuyệt vời): Mẫu câu này phụ thuộc vào thời gian mà bạn viêt email. Đây là một trong số những cách mở đầu phổ biến nhất trong các email văn phòng.
- I hope you enjoyed your vacation (Tôi hy vọng bạn đã tận hưởng kỳ nghỉ của mình): Mẫu câu này được sử dụng khi bạn biết rằng người nhận vừa trải qua một kỳ nghỉ và bạn muốn trao đổi thông tin với họ khi kỳ nghỉ đó vừa kết thúc.
- I hope you feel better soon (Mong bạn sớm khỏe lại): Hãy sử dụng mẫu câu này khi bạn biết người nhận đang hồi phục sau một căn bệnh hoặc một ca phẫu thuật và phải nghỉ làm một thời gian nhất định. Hãy cẩn thận khi sử dụng những mẫu câu tương tự, vì vậy bạn không muốn người nhận hiểu lầm rằng bạn đang hối thúc họ quay trở lại công việc.
- I hope you enjoyed the [name of the event] (Tôi hy vọng bạn thích …): Mẫu câu này có thể được sử dụng khi bạn liên hệ người nhận sau một sự kiện của công ty mà bạn đã tổ chức. Việc sử dụng nó sẽ tạo ấn tượng ban đầu tốt, đặc biệt là khi bạn có một yêu cầu gì đó trong email.
2. “I am writing to you about…”
Việc đầu tiên và cơ bản nhất khi gửi một email đó là bạn cần giới thiệu bản thân và nói về mục đích của email. Đôi khi bạn cần nhắc cho người nhận biết bạn là ai nếu bạn và người đó đã từng có cơ hội tiếp xúc trước đó.
Bạn có thể tìm hiểu một ít thông tin về người nhận để cá nhân hóa nội dung email của mình. Việc này sẽ góp phần tăng cơ hội được nhận mail phản hồi. Dưới đây là một số ví dụ về cách giới thiệu về tên cũng như mục đích email mà bạn có thể lựa chọn để sử dụng.
a. Các mẫu câu chung
- It’s [your name] from [your company] (Tôi là ... từ ...): Bắt đầu bằng cách giới thiệu về bản thân với tên của bạn và công ty bạn làm việc. Nếu bạn muốn bỏ qua tên của công ty ở phần đầu, điều đó không sao, nhưng hãy đảm bảo rằng thông tin này sẽ được đặt ở đâu đó trong nội dung email.
- I am writing to you about… (Tôi viết mail cho bạn về việc …) Mẫu câu này có thể được sử dụng để đề cập đến bất cứ vấn đề gì đã được nhắc ở cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp trước đó. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng nó để nói về các sự kiện trong tương lai.
- I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for ... (Tôi viết thư này để hỏi / cho bạn biết / xác nhận / mời bạn tham gia / cập nhật cho bạn / yêu cầu ...): Sử dụng mẫu câu này khi bạn muốn hỏi thông tin, đưa ra lời mời một cách trực tiếp và ngắn gọn.
- Might I take a moment of your time to ... (Bạn có thể dành chút thời gian để ...): Nếu bạn muốn hoặc cần phải thật trang trọng, đây là sự lựa chọn tốt nhất.
- I am reaching out because ... (Tôi liên hệ vì ...): Đây là một cách thân mật để giới thiệu về lý do mà bạn liên hệ.
b. Các mẫu câu cụ thể hơn
- I read your article about [topic] in [channel] yesterday/ this morning. I couldn’t help thinking about ... (Tôi đã đọc bài viết của bạn về [chủ đề] trong [kênh] hôm qua / sáng nay. Tôi không thể không nghĩ về ...): Đây là ví dụ tuyệt vời về cách mà bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện về một vấn đề mà người nhận đã xuất bản hoặc làm gần đây. Đảm bảo bạn nắm được thông tin chính xác nhất để tránh hiểu lầm và không gây ra tác dụng ngược.
- Congratulations on [what the person has achieved]! I’m sure it’s inspiring to see how this can help ... (Xin chúc mừng [những gì người đó đã đạt được]! Việc xem điều này có thể giúp ích như thế nào thực sự truyền cảm hứng ...): Những lời khen chân thành luôn được hoan nghênh. Một lần nữa, chỉ nói về những gì bạn thực sự chắc chắn về thành tích này và đừng phóng đại. Hãy chân thành và thật lòng về những gì bạn nói với họ.
3. “Thanks for…”
Thể hiện sự biết ơn là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của người nhận và rất hữu ích trong việc khắc phục các vấn đề xảy ra với bạn về dịch vụ khách hàng. Điều quan trọng là bạn cần tập trung giải quyết các vấn đề này một cách suôn sẻ nhất có thể. Sẽ có những trường hợp, khách hàng hỏi một câu hỏi đơn giản và thậm chí không biết đó là một nhầm lẫn, nhưng bạn có thể chỉ ra và giải quyết được. Hãy xem một số cụm từ email sẽ hữu ích trong cả hai trường hợp này.
- Thanks for letting me know (Cảm ơn vì đã cho tôi biết): Câu này cho thấy bạn thừa nhận những gì người đó đã thông báo cho bạn và thể hiện sự cảm kích về việc đó.
- Thank you for your understanding/patience (Cảm ơn vì sự thấu hiểu / kiên nhẫn của bạn): Bạn dùng mẫu câu này dùng để đưa ra một lời khen cho khách hàng trong khi vẫn thừa nhận vấn đề họ đang gặp phải, tránh được việc lạm dụng câu xin lỗi không cần thiết.
- Thank you for your email about ... (Cảm ơn bạn đã gửi email về việc ...): Mẫu câu này được sử dụng để nhắc lại vấn đề mà hai người đang muốn trao đổi và mở ra một cuộc trò chuyện thân thiện hơn, tùy thuộc vào nội dung của các email trước đó.
- Thanks for sending/asking about/attending (Cảm ơn vì đã gửi / hỏi về / tham dự ...): Câu này cho người nhận thấy rằng bạn ghi nhận hành động của họ và cảm kích về điều đó.
- Thank you for reaching out (to me) (Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi): Đây là một cách thân mật hơn để thể hiện sự cảm kích khi ai đó liên lạc với bạn.
- Thanks for your feedback on/your suggestion (Cảm ơn phản hồi của bạn về / đề xuất của bạn): Câu này dùng để thể hiện sự hoan nghênh đối với việc phản hồi và đưa ra đề xuất, khiến người nhận yên tâm và có thể tiếp tục thực hiện hành động đó.
Mẹo: Nếu bạn cần phải xin lỗi vì một vấn đề nghiêm trọng, hãy sử dụng mẫu câu "Please accept our apologies for any inconvenience caused", nhưng đừng dành toàn bộ email của bạn để xin lỗi. Thay vào đó, hãy đưa ra các giải pháp cho những gì đã xảy ra. Tránh sử dụng "Sorry for the inconvenience" vì nó nghe có vẻ mơ hồ, không trang trọng và thiếu sự chân thành.
4. “Just a quick/friendly reminder that…”
Bạn có thể sử dụng cụm này để cung cấp thông tin hoặc nhắc nhở về những việc đã được trao đổi ở các cuộc trò chuyện trước. Cụm này cũng hữu ích khi bạn muốn thu hút sự chú ý của họ đến một vấn đề khác trong email của bạn, đặc biệt là khi email đó bao gồm nhiều phần với nhiều vấn đề khác nhau.
- Please note ... (Xin lưu ý ...): Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của người nhận đến một vấn đề cụ thể, hãy sử dụng câu này.
- Quick reminder (Xin được nhắc nhở): Đây là một cách thân mật để giới thiệu điều gì đó mà bạn muốn người nhận chú ý, chẳng hạn như ngày hết hạn hoặc cuộc họp sắp tới.
- I wanted to update you (Tôi muốn cập nhật thông tin cho bạn): Mẫu câu này thường được sử dụng để thông báo với khách hàng của bạn về những vấn đề chưa giải quyết được. Thay vì nói thằng rằng “an issue that hasn’t been fixed”, hãy sử dụng “update” để thể hiện rằng bạn đang nỗ lực để giải quyết vấn đề đó.
- I’d like to inform you that ... (Tôi muốn thông báo với bạn rằng ...): Đây là mẫu câu dùng để đưa ra một thông báo đặc biệt hoặc một một câu trả lời quan trọng.
- Just a quick heads up (Xin được thông báo nhanh): Đây là một cách thân mật thường được sử dụng để thông báo cho người nhận về điều gì đó, chẳng hạn như một lời cảnh báo hoặc một lời khuyên hữu ích.
- I hope you find this helpful (Tôi hy vọng bạn thấy điều này hữu ích): Mẫu câu này được sử dụng khi bạn cung cấp cho người nhận bất kỳ một thông tin, lời khuyên hoặc giải pháp cho một vấn đề mà họ đang gặp phải.
5. “I’m sending you…”
Khi cần gửi tệp đính kèm hoặc một số thông tin bổ sung mà người nhận cần đặc biệt chú ý, đây là mẫu câu bạn nên sử dụng:
- I’m sending you [file’s name] as a pdf file (Tôi gửi cho bạn [tên của tệp] dưới dạng tệp pdf): Hãy nhớ làm rõ tên tệp và định dạng của tệp để người nhận cảm thấy yên tâm hơn khi mở nó.
- I’ve attached [file’s name] for your review (Tôi đã đính kèm [tên tệp] để bạn xem xét): Một lần nữa, hãy nhớ chỉ rõ tên tệp và mục đích của nó. Nó là để người nhận xem xét, kiểm tra hay chỉnh sửa?
- Could you please sign the attached document and send it back by [date]? (Bạn có thể vui lòng ký vào tài liệu đính kèm và gửi lại trước [ngày] không?): Sử dụng câu này khi bạn cần người nhận gửi lại cho bạn bản sao đã ký trước một thời hạn nào đó.
- Please see the information below for more details about ... (Vui lòng xem thông tin bên dưới để biết thêm chi tiết về ...): Câu này được sử dụng khi bạn muốn nhấn mạnh một thông tin, chẳng hạn như địa chỉ hoặc báo giá.
- Here’s the document you asked for/we discussed (Đây là tài liệu bạn đã yêu cầu / chúng ta đã thảo luận): Câu này được sử dụng để thu hút sự chú ý của người nhận đến điều gì đó họ đã hỏi trước đây.
- More information is available at [website] (Xem thêm thông tin tại [trang web]): Hãy sử dụng câu này nếu bạn muốn chia sẻ một đương link, hãy giới thiệu tổng quát những gì người nhận sẽ tìm thấy ở đường link đó.
6. “Please feel welcomed…”
Sử dụng cụm này để thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ khi người nhận cần về một vấn đề nào đó. Hãy nhớ khi cung cấp bất kỳ thông tin gì, nên đính kèm cách để người nhận có thể liên lạc với bạn nếu họ có thắc mắc.
- Please feel welcomed ... (Bạn được hoan nghênh ...): Câu này dùng để kêu gọi khách hàng liên hệ nhiều lần hơn và khiến họ cảm thấy thoải mái khi làm như vậy.
- Could you please...? (Bạn có thể vui lòng ...?): Đây là một cách trang trọng để đưa ra yêu cầu một cách lịch sự.
- I’d appreciate it if you could ... (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể ...): Một cách khác để yêu cầu điều gì đó một cách lịch sự.
- It would be very helpful if you could send us/me ... (Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi / tôi ...): Câu này sẽ giúp bạn cho người nhận thấy rằng sự giúp đỡ của họ rất được trân trọng.
- Please keep me informed/posted/updated (Vui lòng thông báo / đăng / cập nhật cho tôi): Mẫu câu này giúp cho cuộc trò chuyện diễn ra một cách thoải mái hơn, và người nhận có thể cập nhật cho bạn thêm thông tin về một vấn đề bất cứ lúc nào.
- If possible, I’d like to know (more) about ... (Nếu có thể, tôi muốn biết (thêm) về ...): Câu này không phải để bạn đòi hỏi hay yêu cầu thêm bất cứ điều gì, nó được sử dụng chỉ để người nhận cảm thấy thoải mái khi chia sẻ điều gì đó cụ thể với bạn.
7. “… please let me know.”
Nếu bạn muốn đề nghị làm một điều gì cho người nhận trong email, thì hãy chứng minh rằng bạn rất vui khi làm việc ấy. Cho người nhận biết rằng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ điều gì cần thiết. Những mẫu câu tương tự như thế này cho người nhận thấy rằng bạn muốn giúp đỡ họ một cách vui vẻ.
- I’d be happy to ... (Tôi rất vui khi ...): Câu này cho thấy rằng bạn không ngại việc giúp đỡ và làm cho người nhận cảm thấy thoải mái khi nhờ bạn bất cứ điều gì.
- If we can be of any further assistance, please let us know (Nếu chúng tôi có thể hỗ trợ thêm điều gì, vui lòng cho chúng tôi biết): Đây là một cách trang trọng để đề nghị người nhận liên hệ khi cần bất kỳ sự hỗ trợ nào.
- Let me know if you need any help (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ trợ giúp nào): Đây là mẫu câu phổ biến nhất trong mục này, nó là cách nói thân mật nhằm cho người nhận biết rằng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ khi họ cần.
- Please do not hesitate to contact me (Xin vui lòng liên hệ với tôi): Câu này thường đi kèm và bổ sung cho câu "If you need further information ..." Nó nhấn mạnh một lần nữa rằng bạn sẵn sàng giúp đỡ.
- Please feel free to contact me/to get in touch (Vui lòng liên hệ với tôi): Câu này cho người nhận biết rằng họ có thể liên hệ với bạn bất cứ khi nào họ cần.
8. “Unfortunately…”
Thông báo một tin không hay qua email chưa bao giờ là việc dễ dàng. Vì vậy, việc lựa chọn câu từ nói để đưa đến tin xấu đó là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số cụm từ mà bạn có thể tham khảo.
- Unfortunately, we cannot/we are unable to ... (Thật không may, chúng tôi không thể ...): Đây là một cách trang trọng và lịch sự để đưa ra các thông tin tiêu cực.
- I’m afraid it will not be possible to ... (Tôi e rằng sẽ không thể thực hiện được ...): Đây là cách nói thân mật hơn khi bạn muốn đưa ra các thông tin tiêu cực. Bên cạnh đó, nó cũng cho phép bạn kèm theo lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao không thể thực hiện được yêu cầu của người nhận.
- We regret to inform you that ... (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng ...): Đây cũng là một cách lịch sự và trang trọng để thông báo một tin xấu. Ngay sau khi nói câu này, hãy giải thích lý do tại sao điều đó không xảy ra.
- After careful consideration, we have decided (not) to ... (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định (không) ...): Câu này cho thấy rằng bạn đã cân nhắc kỹ những gì người nhận đã gửi cho bạn trước đây. Đây cũng là một cách để người nhận dễ dàng đón nhận tin xấu này hơn.
- It’s against company policy to ... (Nó vi phạm chính sách của công ty ...): Đây là một cách giải thích lý do tại sao bạn không thể làm việc mà người nhận đã yêu cầu bởi vì nó đi ngược lại với chính sách của công ty.
- Despite my best efforts ... (Mặc dù tôi đã cố gắng hết sức ...): Câu này cho thấy rằng bạn đã nỗ lực để giải quyết vấn đề gì đó nhưng kết quả lại không như người nhận mong đợi.
9. “Looking forward to hearing from you.”
Khi kết thúc email, thay vì sử dụng "Thanks again”" hoặc một câu gì đó tương tự, hãy cho người ta thấy bạn mong muốn được nhận thư phản hồi. Những mẫu câu như thế này sẽ khuyến khích họ đưa ra sự trợ giúp hoặc phản hồi mà bạn cần. Bạn có thể tham khảo các câu dưới đây.
- Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule ... (Vui lòng cho tôi biết điều này có hiệu quả không / nếu bạn rảnh / nếu việc đó ổn / nếu bạn có thể / nếu bạn có thể giúp đỡ / nếu bạn cần lên lịch lại ...): Dùng câu này để kết thúc email và cho người nhận thấy rằng bạn cần phản hồi về những gì bạn đã gửi.
- I look forward to seeing/meeting you (Tôi mong được gặp bạn): Sử dụng câu này khi bạn đang lên lịch cho một cuộc hẹn cá nhân.
- Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated (Tôi rất cảm kích / đánh giá cao về bất kỳ phản hồi nào từ bạn): Khi trong email bạn có đề cập đến một vấn đề nào đó cần phản hồi từ người nhận, đây là mẫu câu phù hợp để sử dụng.
- I would appreciate your help in this matter (Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này): Bạn thường sẽ sử dụng câu này khi kết thúc email mà trong đó có đề cập đến một vấn đề hoặc tình huống cần sự trợ giúp từ người nhận.
10. Các mẫu câu dùng để kết thúc một email
Khi kết thúc một email sử dụng trong công việc, bạn không thể chỉ gửi “Bye” hoặc “See you later.” như văn nói thông thường. Hãy sử dụng một trong các mẫu câu dưới đây.
- Best regards (Trân trọng): Đây là một cách kết email thân thiện và là một trong những cách phổ biến nhất trong email văn phòng. Và nó rất phù hợp nếu người nhận và bạn đã có quen biết trước đó.
- All the best (Chúc điều tốt đẹp nhất): Đây là một cách một cách thân thiện và xã giao để chào tạm biệt.
- Sincerely (Trân trọng): Đây là một trong những cách thông dụng nhất khi kết thúc email, nó thể hiện được sự thân thiện và không làm phật lòng bất kỳ ai.
- Cheers (Vui vẻ lên): Bạn có thể sử dụng cụm từ này này với bạn bè và đồng nghiệp thân thiết của mình. Tránh sử dụng với các đối tượng người nhận cần sự trang trọng.
- Have a great week/weekend/day/night! (Chúc một tuần / cuối tuần / ngày / đêm tuyệt vời!): Câu này sẽ phụ thuộc vào thời gian mà bạn gửi email. Hãy lưu ý về múi giờ nếu bạn đang trao đổi email với những người từ quốc gia khác.
- Stay safe (Giữ an toàn): Bạn có thể sử dụng cụm này người nhận đang trải qua khoảng thời gian khó khăn, chẳng hạn như đại dịch COVID-19.
Kết luận
Biết viết email đúng cách sẽ tạo ra sự khác biệt hoàn toàn trong việc nhận hay không nhận được thư phản hồi. Sử dụng các cụm từ phù hợp đảm bảo rằng bạn sẽ không xúc phạm hoặc gây ấn tượng không tốt đối với người nhận.
Khi viết email doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu thông tin về người nhận của mình để xác định xem bạn sẽ có thái độ trang trọng hay thân mật? Cuối cùng, hãy cố gắng giữ lời nói và văn phong một cách tôn trọng nhất có thể để tránh những hiểu nhầm đáng tiếc. Bây giờ, bạn đã có thể tập sử dụng những mẫu câu trên và dần dần tự tin hơn với việc trao đổi thông tin qua email rồi.
